档案信息化工作浅析.doc

档案信息化工作浅析.doc档案信息化工作浅析随着微机的普及,网络技术的迅猛发展,办公自动化的口趋完善,各个岗位已经不能离开电子设备及网络的支持,档案工作也是如此。所谓档案信息化,就是档案工作中全面应用电子网络技术,对档案信息资料进行分类、录入、管理,加速实现档案管理现代化的进程。这是一个长期的发展过程,在此过程中,要不断地采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理和利用效率。档案工作最初是以人工为主,首先要进行手工分类,再按时间顺序进行录入、组卷、归档、手写耳录,耗时费力,效率低下,档案信息化工作的开展,极大的解决了以上问题,提高了工作质量。一、实现档案信息化的基本条件(-)要有规范的档案管理机制。首先要人工和电子录入相结合,对所需要归档的各类文件进行收集、整理进行分类,然后形成电了文件进行录入、编目、存储、检索、开发利用及档案统计等制定出标准、规范的工作流程,确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通。它不是简单的手工作业,而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程,结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。(-)要有必要的基础设施支撑。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。我局已在2013年为档案工作购置了数字录入软件及专门的服务器设备,保障了档案工作的顺利开展。档案分类是建立档案信息数据库的第一步,通过分类将文件的内容按永久、30年,10年三类记录下来,然后按党组,办公室,税政细分形成目录,将目录逐一录入计算机,组成档案信息数据库,建立档案冃录数据库,便于查找归档文件。(三)要有专业的档案管理人才。档案信息化建设,人才是关键,档案工作需要复合性人才。它不仅要具备最基本的档案管理知识,熟悉档案业务,还要掌握计算机管理应用,懂方法,会操作。最初的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术己熟门熟路,但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术,对档案管理的基础知识、具体流程却懂得不多,这已是一个普遍存在的共同问题。所以需要档案部门定期培训,既要掌握档案基础知识,又要充分了解计算机技术,只有两者相结合还能更好的利用到档案工作中来。二、推进档案信息化工作应重点解决的问题及决策建议想要使档案信息化