联想业务支持部工作流程汇编.doc

业务支持部工作流程汇编
目录
传真发送流程图 1
会议室、洽谈室工作流程 2
电话接听工作流程 6
发送信件工作流程 1
传真件收取流程图 2
来宾接待工作流程 4
名片制作流程图 6
生日礼品发放流程 7
信函收取工作流程 2
卫生、保洁管理流程 8
办公家具维修调整流程 9
办公区调整流程(办公区及公位) 10
电话维修流程 11
电力设施维护维修流程 12
员工午餐管理流程 13
安全保卫工作流程 14
购置流程 15
临时培训、开发环境搭建流程 16
绿化、饮水管理工作流程 17
外埠员工、客户住宿申办流程 18
办公家具申购流程 19
携物物出门审查流程 20
用电设施维护流程 21
传真发送流程图
开始
急件!
机密!
CEO!
《传真发送工作规定》


确认、分类
确认后先发送
市内长途
长途登记
按来件顺序发送
登记
发送
签字、确认
原件是否保存
Y N
保存/归还当事人
归还当事人/销毁
费用汇总、分摊、上报
结束
传真件收取流程图
开始

《传真收件工作规定》


可根据内容判断
收到传真,判断是否有收件人名。

N
Y Y N
盖章、登记

送各部门判别

Y
急件
分部门放置于文件分类架中
机密件
CEO
立刻!
每15分钟一次 N
登记、编号说明情况
送相关部门接口人或当事人
存档
签收
费用统计、分摊、汇总上报
结束
分部门放置于暂放加
发送信件工作流程
部门确认
每月25号汇总
负责分摊表
每月分摊表留档查看
报费用核对员
费用统计
补充封装材料
检查无误联系发送
分检封装
需求人确认
需求分类
办理发送登记
需求有误重新填写
本市件
外埠件
国际件
EMS
市内速递
挂号函
平信
包裹
发送登记本
需求发生
Y
《信件收发管理规定》
N
发送结束
信函收取工作流程
收取信件发生
EMS
市内速递
挂号函
包裹单
汇款单
分检
收发信件管理规定
收件地址
收件人
核对
Y
办理退信手续
有误
N
检验无误
分类登记
投送
收件登记本
接收人签字
收取结束
电话接听工作流程

N
Y



无人接听电话记录
《前台接听程序规范》
被访问人
暂离座位位
前台接听辨别需求是否正当
结束
来电发生
员工语音信箱
代为转达联系方式
礼貌谢绝
恢复待命
转接完成
二次转接
迅速转接

来宾接待工作流程
来访需求
来宾接待程序规范
问明需求是否正当,作出反应
保卫人员协助阻拦


N
Y

电话联系被访问者
礼貌请其离去

需在休息区会见
参观拍照需求

N
请示领导批准放行
Y
需要进入办公区

来宾登记本
请来宾在休息区等候
办理登记发放来宾卡
办理登记发放来宾卡
会见完毕目送客人离去
保卫人员视卡放行
保卫人员视卡放行
访问结束
访问结束
有关部门员工全程跟随
会议室、洽谈室工作流程
开始


通知申请部门暂时无法满足,建议重新安排
部门申请、预定
N
Y
会务登记:部门、时间、人数、所需服务
在会务情况一览板上标出“已预定”“
布置会场,服务准备
使用

时间未延长时间延长
在会务情况一览表上标出“使用”
通知会务人员
提前30分钟通知会务人员
通知卫生人员清扫
更改会务登记表
会务人员通知下一个单位
在会务情况一览表上标出“空闲”
重新安排会议预定
结束