档案工作各项规章制度.doc

档案修改、复制制度一、修改已归档科技文件材料,必须是该项目本身改变才能修改,另外工程采用时不得修改。二、修改科技文件材料,一律采用“杠改”即修改后必须保持原来图样及技术文件材料完整,不得将图形或尺寸擦掉与更改图号而用到其它新工程上,具体要求是:1、修改程度较大而不能在原有底图上修改时,业务部门可到档案室借底图晒兰图。在兰图上修改,重新描绘底图、晒制兰图,然后将新底图兰图及修改理由单交档案室归档,原底图作废,新兰图与原有兰图一同保存。2、修改程度不大时,可由业务部门填写“修改理由单”到档案室调出兰图与底图进行修改,并在修改处加装置修改人名章与修改日期。3、修改文字材料,同修改图纸一样处理。三、档案室有责任监督技术档案修改工作,所有科技人员应严格按制度办事,不得随意更改档案。四、本单位新建或改建工程需利用底图复晒兰图时,应登记在“底图复制登记薄”上。五、外单位利用底图复制兰图,要持注明复晒理由、份数正式介绍信,经总工程师批准。档案管理制度1、经常检查档案库房内温度与湿度,并作好记录。做好冬季保暖、夏季降温、防潮工作。2、定期施放防潮、防虫、防鼠药物,并经常检查药品使用效果,防止档案受潮、受损。3、经常检查防火、防盗设施完好情况,发现问题,立即报告。4、档案在任何情况下,均应避免阳光直射。5、经常对借出库存档案使用保管情况进行重点或全面检查,并作好记录,以备查考。如发现档案变质或破损,要及时采取措施抢救。档案利用制度1、积极开展以技术档案为主提供利用工作,坚持面向基建、生产与科研工作,面向基层,面向工程技术人员为主,经常了解其需求情况,积极、主动、及时、准确地提供档案,为各项工作服务。2、根据需要编制必要检查工具与参考资料,以利档案借(查)阅利用工作。3、建立档案利用登记薄,将利用时间、目、作用及效果等作好登记。必要时,对利用效果进行现场了解、调查。4、收集、汇编历年重要统计资料,以利参考。档案保密制度1、严格遵守保密守则十条规定。2、严格执行松藻煤电公司《档案归档范围及保管期限》,不得私自销毁档案。3、不得允许非工作关系闲杂人员进入档案室。4、离开档案室必须关门,并确认锁牢后方可离去。档案柜随开随锁,其钥匙不得带出档案室。5、经常检查警铃与门窗完好情况,发现问题,立即报告。6、借(查)阅标有密级材料,必须经厂保密委员会批准,并办理有关手续。立卷归档制度1、严格按“归档范围”与“国标”要求进行归档立卷,做到文件、资料归档完整、分类准确,立卷质量构合标准。2、各单位、部门必须按时、按质、按量向档案室移交应归档有关文件材料,以保证归档文件准确完整。任何单位、部门或个人,不得将档案材料据为己有,私自留存。3、一般资料归档一份,重要使用频繁归档二至三份,一份存档单独保管,其余作为日常借(查)阅使用。4、归档材料必须作到线条、字迹清楚,不得将铅笔、圆珠笔与复写材料作为归档件。5、凡以集体名义外出参观学习、参加会议所得材料,属归档范围必须交厂档案室统一归档。档案借阅制度1、凡我厂机关工作人员,因工作需要借(查)阅本部门业务范围有关档案,经档案员同意即可;凡2、严格履行档案借(查)阅登记手续。3、本厂档案一般不对外,如有特殊情况,必须持有有关单位正式介绍信,并经分管领导批准,方可借(查)阅。4、借出档案材料必须妥善保管,不得私自涂改、污损、翻印、转借,不得遗失,并严格遵