如何让我们的工作变得更简单.doc

如何让我们的工作变得更简单?近来, 我在“家书”中看到了这样的方法,现行节录里面重要的内容, 供各位参考!
让工作变简单的10种方法:
前言:您的忙乱不是因为工作太多,而是因为没有重点、目标不清楚,所以才让工作愈来愈复杂,时间愈来愈不够用。
目前担任沟通管理顾问公司集团总裁兼执行长得比尔。詹森, 自1992年开始至今,持续进行一项名为“追求简单”的调查研究,长期观察企业员工的工作模式, 探讨造成工作过量、效率低落的原因。。。
近日,詹森再度推出最新著作《简单工作,成就无限》,更得到了《出版人周刊》的推荐。
在书中,有提到10种最实用的简单工作的方法, 提供参考之:
1.       问清楚工作的目标与要求,可避免重复作业与减少错误的机会:
A.       我现在的工作必须做出哪些改变?
B.       可否建议我,要从哪个地方开始?
C.      我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?
D.      有哪些可用的工具与资源?
2.       懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度:
首先,需要说明为何无法答应的原因,并表示你的歉意;
然后,最重要的是帮助对方找到另外一个更好的解决方法,有没有可能找到其他人帮忙
让对方觉得你不是在推卸责任,而是真的想帮助他解决问题。
这时候的回答不再是“是”与“否”的问题,而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方,而是与对方沟通解决的方法。
沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况,而不会无缘无故的请求你的帮忙。
我们需要考虑的问题是:要如何响应才能维持更好的关系,建立未来合作的基础?!
3.       主动排定优先级,可大幅减轻工作负担。
我们需要按照“紧急”“重要”的工作方式将我们的工作做好优先级的排列,这样也可以让其他同事及上级知道你的工作量及优先顺序。
在讨论的过程中必须时时做好换位思考,体谅他人所面临的压力。我们应该做的是协助他人及上级解决问题,而不是把问题推给他人。当然,更不应该自己承受问题,而是要做到时时讨论与沟通。
4.       报告时要有自己的观点,只需少量的信息可让他人感到满意。
我们要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。
此外,报告是要能精准的掌握时间,要有心理准备,在报告的过程中必定会被打断。
所以,如果有30分钟的时间,只要准备10分钟的报告内容,不仅可以避免超出时间,而且可以替他人省下更多的时间,更能显现我们的工作效率。
5.       演示文稿时增加互动的机会,可缩短演示文稿的内容与报告的时间。
一份好的演示文稿,必须能产生影响力,改变对方的决定。在制作演示文稿时,我们时常忘了听众的存在。
真正成功地演示文稿在于清楚而正确的传达讯息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。
因此,重点不在于演示文稿,而是沟通的品质。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。
6.       有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的讯息上。
正确的过滤流程,第一步先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以先行跳过。这样至少可以减少50%的邮件;
第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容,除非信件内容是有