（精）2-基建工程档案管理办法.doc

1 基建工程档案管理办法 1 总则 为了做好彭水水电站基建工程档案管理工作, 明确基建工程档案管理工作的组织、各方职责和档案验收流程,特制定本办法。 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理、保管、验收和移交。工程各参建单位均应遵照本办法执行。 2 依据文件 《电力工程达标投产管理办法(2006 年版) 》(中电建协工[2006]6 号文) 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》( DA/T28 — 2002 ) 《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2 号) 3 组织管理原则 实行统一领导与管理的原则,确保工程档案的完整与安全,为工程建设提供有效服务。 重庆大唐国际彭水水电开发有限公司档案室( 以下简称: 档案室) 为综合档案室, 对公司档案实行集中统一管理。档案室承担基建和生产档案集中统一管理的双重职能, 负责对施工、设计、监理等工程各参建单位工程档案的收集、整理与移交工作进行检查、协调和指导。 各参建单位要建立各自的工程档案管理体系, 由一位厂( 公司) 级负责人挂帅, 统一协调工程、质量、试验、测量等各有关部门的档案工作。各参建单位档案部门负责工程档案工作的组织、监督、检查和汇总移交。 彭水水电站的工程档案管理组织结构从建设方到各参建单位, 自上而下形成一个完整的管理网络。档案室通过这个管理网络下达各项制度、把握文件流向、层层相扣地控制文件从形成到验收的管理状况。工程档案管理网络分为人员网络和文件流向网络两个层面,其内容结构分别见附件 1 、附件 2。 工程档案管理工作要贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。各参建单位要把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划,纳入工程质量保证体系,纳入有关部门和人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。 实行工程档案保证金制度。在招标文件和合同文件中明确档案保证金为合同结算价的 1% 或工程质保金的 50% ,档案保证金的提留和支付由彭水水电公司计划、财务、工程、档案部门负责实施。 施工单位竣工档案的验收实行“三检制”, 即施工单位自检、监理预检、档案室复检的制度。 档案室要参加分部工程、单位工程和合同工程的验收会议, 且档案室的意见具有一票否决的效力。 4 工程档案管理职责划分 建设单位职责 履行对工程档案工作统一领导和管理的职能, 负责对各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。 在工程招投标和签订合同协议时, 设立专门条款, 明确规定工程参建各方在工程文件收集、整理、归档等方面的责任,明确施工、设计、监理、设备制造等单位移交档案材料的内容、数 2 量、费用、时间、质量、电子文件的提供等要求和违约责任。 按照国家和行业的规定,结合本工程实际情况,制定本工程的各项档案管理制度。 对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。 负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。 根据《彭水水电站基建工程档案归档范围和保管期限表》(附件 3 )的要求,收集保管建设方归档范围内的工程文件。 负责接收工程的全部档案,汇总、整理后进行编目、上架,具备检索、借阅条件。 建立符合要求的工程档案库房, 集中统一保管档案, 为档案保管和提供利用配备必要的装具和设备,其费用列入工程总概算。档案室应做到库房、阅览、办公三分开,不同类型(科档、文档、财档、人档)档案库房要分开,且各自应留有二十年的保存余量。 配备与工程规模相适应的档案人员, 具有中专以上学历, 并经过档案业务培训, 为工程建设提供有效服务。 施工单位职责 负责收集、整理和移交所承包合同工程施工过程中产生的所有归档文件(含竣工图) , 以及相应的声像、电子文件和实物档案。具体归档范围参见《彭水水电站基建工程档案归档范围和保管期限表》。 成立直接由项目经理挂帅的竣工工作办公室( 以下简称竣工办), 统一管理项目部各部门的竣工档案工作,贯彻落实档案室的各项制度和规范,制定本单位档案管理细则,明确各部门的归档责任和详细分工,指导、协调和检查各部门的文件形成、收集和整理,汇总竣工文件,编制竣工报告,申请工程验收,进行最终向档案室的归档移交。 将档案工作绩效纳入有关人员的岗位责任制,实施有效的奖惩机制和考核手段。 为竣工办配备经过专业培训的、数量足够的专职档案人员。并在各部门指定专、兼职档案员,具体从事原始工程文件的检查、收集和整理工作,在竣工办统一领导和协调下,及时向竣工办移交整编合格的竣工