讲座主持稿.docx

(一)工作中档案管理的现状在现阶段中,公司的会计记账还是沿用以往的纸质记账形式,比如单位报销单的申请,员工还是不断的使用纸质的报销单,使得财务会计一边要审核非常厚的账单,一边还要管理这些账单,工程量巨大,尤其后期进行查账的时候还要一本一本的翻找,浪费大量的时间和精力。会计电子档案管理系统给传统档案管理提出了挑战。电子文件的出现,必然对传统档案管理方式、管理体制和技术环境等方面均产生重大影响。近年来,随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)技术的普及,人们的社会活动和科技生产活动的记录(图、文、声、像)越来越多地采用电子文件形式。而且,随着计算机发展以及应用的普及,以纸质现行文件主导介质让位于电子文件形式是一种必然的趋势。(二)电子档案管理带来的改良电子档案的来临为财务和会计工作带来大大的改进,原本繁琐账本管理统统实现电子化,而且查账对账都是电子化方式,具体带来的改进有以下几个方面:①档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。②档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现,因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案,档案数字化之后,档案利用方式主要是使用数字化的档案信息,档案原件从而得到了有效保护。③档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。根据档案载体形式的不同,我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换,也同样再现其它载体档案信息的真实内容,既加强管理又方便利用。④档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代,档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向,我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外,为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。⑤档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。随着电子政务的不断发展和技术成熟,无纸办公和电子文档的普遍应用,这是现代办公和国际管理发展的必然趋势,根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范,在法律规定允许范围内,电子文档可直接采用数字方式存档,与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库,便于资源共享。[关键词]电子文件;档案管理;影响;对策一、电子文件定义及其主要特点所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。与纸质文件比较,电子文件主要有以下几个特点: ,它需要借助现代办公设备才能阅读利用。 。 ,也不再受时间和距离的影响。 ,其物理结构和逻辑结构是不一致的。 ,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。二、电子文件对档案管理工作的影响 ,而且改动后可以不留痕迹。虽然已有一些技术可以防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件