人事档案管理办法.doc

人事档案管理办法一、公司人事档案管理办法总则为进一步加强公司人事档案管理工作,有效地保护与利用档案,实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共与国档案法》结合公司实际,制定本办法。1、人事档案,就是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔与任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。就是历史地、全面地考察职工的重要依据。2、在档案管理中,应严格执行保密制度,保证档案安全。二、公司人事档案管理办法职责1、行政部人资专员负责正确整理员工档案,及时补充员工转正、晋升、奖惩、岗位调动、离职等资料,做到员工档案内容全面、信息准确。2、行政部人资主管负责保管员工档案,好员工档案的安全、保密、保护工作。3、行政部人资主管负责办理员工档案的查阅、借阅与转递手续。4、行政部人资主管负责为有关部门提供职工情况。三、公司人事档案管理办法管理规定(一)员工档案的内容与分类:1、履历材料。就是指个人经历与基本情况,包括个人简历表、面试登记表、入职登记表、身份证等材料;2、鉴定、考核、考察材料。包括面试评估表、试用期考核表、转正申请表、人事调动表、岗位晋升表、薪资调整表等考核鉴定材料;3、评定岗位技能与学历材料。包括学历、学位、培训结业成绩表、职称证明等材料;4、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定与先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料;5、处分材料。包括违犯公司规章制度、相关法律法规所受的处罚、处分决定及本人检查材料;6、劳动合同、入离职等材料。包括劳动合同、员工花名册,解除或终止劳动合同报告等材料;7、其她可供公司参考的材料。(二)档案的收集、鉴别与归档1、行政部人资专员对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、调薪晋升等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。2、对遗失的档案应积极查找,确实查找不到的应登记造册,经分管领导批准后补建。3、档案材料不齐全的,应由行政部人资专员负责收集、补充,经分管领导批准后归档。4、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料真实、文字清楚,手续完备。材料须经公司审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档,做到人档相符。5、属于归档的材料,必须齐全、完整。对头尾不清,来源与时间不明的材料,要查清注明后再归档。6、不属于归档的材料,应登记造册,转交本人保存,或转交有关部门保管或处理。7、建立归档材料目录,近期职工登记表(履历表)放在首页,其她每项材料按形成的时间,由远至近依次排列。(三)档案的保管1、建立健全档案管理工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。2、严禁任何人私自保管她人档案或利用档案材料营私舞弊。3、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序,并按规定的分类装订成册。4、退休、离职等人员的档案单独保管,自员工退休或离职后一年如无特殊需求可由人资主导销毁。5、解除(终止)劳动合同或被开除人员的档案,在办理解除(终止)劳动合同手续后,由公司行政部人资专员在30日内转交员工本人。(四)档案的借阅与查阅1、档案除特殊情况外一般不借出查阅,如必须借阅时,须持注明借阅理由的申请书,经行政部负责人批准,办理借阅手续。外单位借阅档案时,还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的,人资专员必须