“再看OA”系列讲座之一：为OA正本清源.doc

??ì?再看OA系列讲座之一:为OA正本清源[ZT] 中国软件行业协会副秘书长吴克忠 2002-7-29 中国计算机用户伴随着企业ERP建设、政府电子政务建设的热潮,、.com中的一个名词OA(办公自动化 Office Automation,简称OA)开始再次频频牵动人们的眼球。此次OA回潮,裹挟着电子商务、电子政务甚至知识管理的内容。有人认为OA(即广义OA)包含了电子政务和电子商务,有人认为电子政务和电子商务包含着OA,对于知识管理,它是OA的新衣,还是OA真正长大了?借助近日召开OA2002办公自动化国际学术研讨暨展览会召开之际,《中国计算机用户》特邀相关领域的多位专家,与我们共同探讨OA这个话题,希望通过OA发展过程、实践应用、技术演变等方面的系列讲座,梳理一下OA的脉络,勾画一个OA的新形象。OA是集成的办公环境 办公自动化(Office Automation,简称OA)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的OA经过从80年代末至今10多年的发展,已从最初提供面向单机的辅助办公产品,发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在,办公自动化到底要解决什么问题呢?我们说,办公自动化就是要创造一个集成的办公环境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说,主要实现下面七个方面的功能:(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。(二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的发展动态。(三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。我们都知道,各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,就可以规范各项工作,提高单位协同工作的效率。 (四)实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档,在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了,需要什么东西不能及时找到,甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后,比如说,某个单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。 (五)辅助办公。它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。 (六)信息集成。我们每一个单位,都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能