国际营销业务管理办法.doc

国际营销业务管理办法 QG/-2010 1目的为加强集团公司国际营销部的管理工作,规范公司销售行为,严格执行销售合同,减少产品积压,加快货款回笼和资金流动,降低成本,提高公司信誉,明确销售合同的审批权限,规避销售合同协议风险,特制定本办法。 2 适用范围本办法根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规的规定,结合集团公司的实际情况制定,适用于集团公司国际营销部的销售活动的决策、合同审批及订立行为、货款结算等。 3术语 一般合同:合同标的为常规产品或合同量较小。 特殊合同:合同量较大的招标项目。 协议产品:产品技术要求特殊的产品。 4职责本制度的归口管理部门是国际营销部,负责集团公司国际销售工作。 5 管理办法 投标与报价 国际营销部业务员接到投标或报价的项目后,确认项目国家或地区, 与领导,技术部门和其他相关部门确认项目可行性。 如确定参与投标或给予报价,填写报价表,报价表要逐项填写清楚, 同时需要在备注栏注明有无特殊要求(如是否办理保函,验货,试验相关要求等)。一般报价由部门领导给出,重要以及大型投标需交财务总监审核(财务部门最迟在一个工作日内完成审核,如成本高于市场价格须给出意见反馈),最后总经理签字批准。报价表一式二份,交本部门存档一份,业务员自己留存一份。报价单应注明当日报价汇率,以及核算报价时所用汇率,报价有效期,以及当时参考运费等相关对外报价信息。 项目的确定 国际营销部负责与顾客沟通,获得顾客的采购合同或招标文件,详细了解招标项目名称,产品规格,数量,包装,技术和试验要求,所需准备的商务和技术资料,保函开立的要求,投标截止日期,标书投递要求等,开始准备投标资料。 需要公司其他部门予以协助提供文件或资料时,以书面形式提出要求,写清楚具体的要求和交付的时间,由部门领导签字后发给其他部门。 如需办理保函,要至少提前 10 天向保函办理人员及财务部门提出申请及要求,填制保函申请表,由部门领导和财务总监审核签字,报请总经理签字批准;业务员准备办理保函的招标文件,银行信息,保函格式等相关资料,交由保函办理人员统一提交财务部门审核办理,并在保函办理期间协助其相关工作。 应尽量满足标书要求,保持资料的一致性和连贯性,投标资料需要在标书或客户规定的日期之前邮送或递交。 标书递交后,整理资料,跟踪投标及报价结果,将结果填写到报价单中。 遇到投标澄清时,应及时给予准确回复,如果需要公司其他部门配合,给出书面要求,写清具体的问题和答复时间,在规定时间内回复客户。 样品 投标、报价或市场开发阶段,如需提交样品,同客户确认样品规格数量、技术条件、试验要求、运费和发运信息,报请部门领导批准,为重大型项目或市场开发提供的试验样品,需提交公司技术负责人,生产管理部,技术部及质量检查等有关部门进行评审并安排样品准备。 如果样品有库存,需给生产、检查,仓储及技术部门等相关部门出具书面通知,写明样品的规格、数量、颜色、技术试验和包装要求及样品交付日期。 如果样品没有库存,填写排产通知单,标明产品的规格、数量、颜色、技术试验和包装要求及样