中国联通山东省分公司外来发票管理办法.doc

中国联通山东省分公司
外来发票管理办法
第一章总则
为进一步加强公司外来发票管理,规范公司经营行为,保护公司财产安全,减少公司涉税风险,根据《中华人民共和国发票管理办法》(中华人民共和国国务院令第587号)、《中华人民共和国发票管理办法实施细则 》(国家税务总局令第25号 )、《山东省财政票据管理暂行办法》(鲁财综〔2008〕54号)及集团公司相关文件精神,制定本办法。
本办法所称发票包括公司在购销商品、接受服务以及从事其他经营活动中,取得的由税务机关监制的发票,及由财政部门监制的国家机关、事业单位或社会团体提供的收费票据和军队收费票据。
各公司应通过强化企业内部控制和基础管理工作,加强发票的管理,维护公司整体利益。
第二章外来发票的管理责任
公司外来发票接收部门(以下简称接收部门)是外部发票管理的直接责任部门,负责对其接受发票的真实性、有效性
进行直接审核,及时向财务部门传递发票,并及时更换不合规发票。
财务部门是外来发票管理的专业部门,负责建立外来发票管理制度;对外来发票管理知识、真伪鉴别知识等的培训;对各部门提交的发票进行复核,对不合规发票退回接受部门进行更换。
各公司要建立并严格履行公司外来发票的管理流程,完善外来发票多点稽核的工作机制。
各公司要定期组织和参加票据管理知识、真假发票鉴别等内容的培训,不断增强员工索取合规发票的意识和鉴别票据真伪的能力,有效防范发票风险。
第三章外来发票的管理流程
加强对供应商(含服务提供商、合作商等)准入的审核管理。在招投标、合同签订等环节,加强对供应商营业执照、税务登记等有关资质、资料的审核,确保供应商能够提供合规发票。
与供应商签订的合同中应当明确,我方根据供应商提供的合规发票支付款项。
接收部门应根据实际发生的业务,主动向对方单位索取合规票据。同时,应结合业务开展情况对开票单位、开票时间、
经营项目、单价、数量、金额、签章等情况进行合规性审核,确保发票真实,确保内容与实际经济事项一致。必要时应借助12366纳税服务热线、税务网站等渠道对发票的真实性、合法性进行验证。
设置部门报账员的单位,报账员应对票据进行复核,尽早甄别发现不合规票据并进行更换,防止因更换发票影响业务活动开展。
财务部门应根据付款申请、合同信息等资料,对发票的种类、联次、开票单位、时间、项目、金额等进行专业复核。对于不合规的发票,不得作为财务报销或付款凭证,应及时退还业务部门更换。
建立大额发票验证制度。
大额发票是指定额发票单次报销金额在500元以上,非定额发票单张金额在5000元以上的发票。各公司可根据业务性质细化不同业务的大额发票标准。
对于大额发票,要逐一进行验证,验证内容包括开票单位、开票内容、发票真伪等。如果验证后反馈信息为空,发票很可能是假发票;如果“领购纳税人名称”与发票盖章单位不一致,即为借用发票。
建立供应商黑名单制度。
各公司应将历史年度多次提供不合规发票的合作方,或当年提供不合规发票2次及以上的合作方,列入供应商黑名单并进行重点审核。
对于列入黑名单的供应商,在不合规发票没有整改前,财务部门不得与其结算款项;经沟通无法解决不合规发票的,应立即停止与其合作,情节严重的应向税务机关举报。
财务部门应根据日常工作中掌握的合同、账务等信息,对需