苗圃场档案管理规章制度.doc

文书处理制度为提高本中心苗圃场文书工作的质量和办事效率,使文书处理工作及机关文件的运转有条有理的进行,根据上级有关规定,结合我场工作的实际情况,特制定本办法。一、收、发文的要求及办理程序本中心苗圃场的收文,除署名个人和科室的外,由办公室拆封、登记,送办公室主任提出处理意见。文件交接要履行签字手续。2、上级机关来文,除需承办和传达贯彻的以外,其它只供场长、副场长、办公室主任阅。3、上级主管机关的来文凡属贯彻执行的,根据文件内容,可先送分管的副场长阅批,再送场长阅知,需科、室办理的由主管副场长提出处理意见和要求。4、收到业务文件、电函,先送办公室主任提出拟办意见,然后送领导批办或有关科室处理。5、为缩短阅文周转时间,加快文件的运转速度,一般文件送到后要在三天内阅完。6、凡本中心苗圃场起草上报、下达的文件,其内容必须与有关的方针、政策和实际情况相符合,观点明确,分析得当,措施有力,能解决实际问题。字迹清晰,标点确切、文件格式符合规定请示问题要一文一事,不能与报告混在一起。二、对科、室需办文件的催办1、需各科、室办理的文件,由各科长负责催办,办理结果要及时反馈于阅批文件的领导或办公室负责人。2、办理文件的时间。要在规定时间内办结。凡急件都要加速运转,尽快办理,如在规定时间内办不完者,及时向领导汇报说明情况。3、文件办理完毕后,由承办人将办理情况注入文件处理卡片办理结果栏内,并注明办理人姓名,日期。三、打印和用印1、对需打印的文件、材料一律用钢笔或毛笔抄清,交办公室负责人签发后,方能送打字室打印。2、打印文件要按格式要求,保证质量,准时完成,做到不积压不误事。并精确计算印刷分数,以节省开支,打字室要有工作记录,月终要做出小结,向办公室负责人汇报。3、印章由办公室管理,并建立用章登记制度。使用党组印章需经党组书记批准,使用场的印章经场长或副场长批准,使用办公室印章需经办公室主任批准。立卷归档制度为系统完整地保存我中心苗圃场在工作中形成的各种门类、载体的档案,提高文件材料的归档质量,特制定如下制度:一、归档范围凡能反映本苗圃场主要职能和基本历史面貌的,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、良种基地或苗圃总体设计方案2、上级批复文件及各类协议书;3、年度计划、总结、阶段性总结、调研报告等;4、本苗圃场历史沿革、大事记5、各级来文,发文、请示报告、上级材料及各类会议中有保存价值的材料或记录6、良种基地营建技术与方法7、林木良种种子、穗条及良种苗木的生产情况、加工情况、质量检验情况、销售和使用情况,以及推广良种面积等的记录。8、林木种子来源情况、加工情况、质量检验情况、贮藏保管情况、育苗及苗木管理和出圃情况等的记录。9、在良种基地和苗圃建设过程中形成的照片、录音、录像等10、植物标本、荣誉实物(奖状、锦旗、奖杯、奖牌)、各类证书11、基本建设工程,如办公室、库房、林道、水利等施工依据、工程预决算、设计图纸、实施方案及工程竣工验收报告等12、各种仪器设备的图纸、说明书、操作规程,以及购置、使用、维修、报废等的记载13、上级补助资金到位情况、自筹资金情况、使用情况,收支和帐务往来情况等14、本苗圃场成立、合并、撤销、更名、启用印章的请示、批复及文件材料;二、归档时间:1文书档案要随时归档;2业务档案按要求归档;3基建档案竣工后及时归档;4仪器设备档案在购置,维修后及时