文书档案管理制度.docx

文书档案管理制度档案 管理制度一■、 文书档案立 卷归档制度(一)总则第一条为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度第二条归档的文件材料必须按年度立卷 ,本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料 ,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存 )。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚 ,不得擅自带 走 或 销 毁。(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知行政 部 。第五条凡本公司缮印发出的公文 (含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 )一律由行政部统一收 集 管 理。第六条一项工作由几个部门参与办理 ,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷 。公司工作人员外出出差、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时 ,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核 报 差 旅 费。本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政部门办理归档手续。第七条行政部门专职文书的职责:,掌握本公司文件材料的归档范围,收集管理公司的文件材料。,对公司承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕 ,并向行政部门办好交接签收手续。承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。( 三 ) 归 档 范 围第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第十条本公司对外的正式发文的文书。第 条本公司的请示与上级机关的批复。第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报第十四条 信访工作材料第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分 的 文 件 材 料。第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。( 四 ) 平 时 归 卷第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料集中统一保管。第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务 ,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。”案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。第二^一条行政部公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交归卷。第二十二条行政部文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。(五)立卷(案卷质量要求)第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门配合,行政部门负责组卷、编目。第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价