商务信函的正确书写课件.ppt

商务信函的正确书写一、商务信函的作用二、商务信函的布局三、商务信函的写作原则四、商务信函写作要点一、商务信函作用商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函,可以通过其与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售,增加公司利润。另外,熟练的商务信函写作可以帮助我们获得更多自信和更多商业上的成功。二、商务信函的布局当写一封商务信函时,需要遵守一定的标准格式。通常来说,一封商务信函应该有以下七个主要部分组成:信头,日期,封内名称和地址,称呼,正文,结尾敬辞,签名。但是根据信件的不同类型,还可能包含以下内容比如,编号,经办人,主题,附件,抄送和附言。(1)信头信头通常放在信笺上部中央。包括:发信人公司名称,地址,电话号码,电报、电传地址传真号,网址,甚至电子邮件地址等信息。(2)日期日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时,需注意:根据作者的风格,日期有许多不同的表示方法,比如:6thApril2009April6th,2009有的月份经常简写,如一月,二月,八月,九月,十月,十一月,十二月,但是下列月份不能简写,如三月,五月,六月和七月。(3)信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址,包括的信息应按以下顺序排列:收信人的姓名和头衔收信人的公司名称公司名称和门牌号,街道名称和号码区/镇/市名国家/州/省的名称以及邮政编码国家名称ps:为了表示礼貌,可以在收信人的名字前面加诸如先生,女士,小姐等尊称。如果收信人的名字不知道,你可以称呼他为经理等官方头衔。(4)称呼每封信通常以称呼开始,根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度,称呼是不同的。如果信是写给个人的,在名字前面加礼貌用语。比如:亲爱的史密斯先生,亲爱的珍小姐,亲爱的琼斯女士。有时,一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面,比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士。如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话,可以使用“DearSir”。写信时,美式写法通常在称呼后面加冒号,而英式写法则用逗号代替。DearMissJane:(Americanstyle)DearMissJane,(Britishstyle)(5)正文这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息,开始写之前,应该注意以下两点:写这封信的目的是什么?呈现这封信最好的方式是什么?写信时,你应该把写好商务信函的七条原则记住,这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业,清楚,正确并且容易理解。