采购制度和流程.doc

采购管理制度及流程第一章总则第一条为加强采购工作的规范化管理,提高采购工作效率,特制定本制度。第二条本制度适用于集团总部及所有控股子公司的对外采购事项(不含厨房设备、零星办公用品)。第三条本制度责任管理部门为集团采购部。第二章工作职责第四条采购部及人员职责 1、钻研本职工作,努力学习新技术,了解新产品,注意对市场信息的收集。 2、廉洁高效,勤俭节约,讲究职业道德,不徇私舞弊,努力降低采购成本。3、负责公司生产与经营所需的工程类、物资类、服务类采购计划拟订、报批与执行;4、负责供应商的开发、管理及维护工作。5、对各类采购实施过程进行跟进落实。 6、协助财务部对采购款项进行处理。7、负责采购事项及供应商相关信息的保密工作。第三章采购工作管理规范第五条采购原则1、竞争比价原则。凡以非招标形式采购的,均需询价、比价3家以上供应商。将相关信息详细收集(含商家名称、联系方式、具体报价信息等)并对质量、价格、服务等综合评估后,填写《询价、比价信息表》,选择意向供应商并报批。询价、比价、议价的结果需不超过市场平均价格标准。2、适时适量原则。采购部根据整体采购需求计划、供货周期和市场整体行情走向等,编制分项采购实施计划。确保采购执行中在时间上适时到位,不因采购延迟到位影响相关流程,在采购量上供需平衡,不造成积压浪费。3、全程监督原则。采购部的重大采购合同需经相关部门采购合同会审。采购部不得单独完成合同谈判、签订及采购验收。督审部对采购过程进行全程审计监督。4、“舍远求近原则”。凡各项目均应就近采购,能在本地市场建立良好供应商的,价格相差不大的,均在本地市场采购。5、“直供原则”。减少采购环节,一步到位,直接与厂商、一级代理商建立供求关系。第六条采购计划1、项目工程部的采购,由工程部根据现场和设计图纸以及预算合同,编制并向采购部提交《项目整体物资需求计划表》,和《项目整体施工进度计划表》,明确合适到货期以及详细物资需求等信息;2、《项目整体物资需求计划表》之外的各类采购,由物资需求部门填写《物资采购申请单》报采购部审核。3、各类采购申请需明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等;对所申购物资的规格、型号、材质、性能标准等必须描述清晰,不得模糊,否则,采购部可拒绝受理执行。申购单经部门负责人签字、子公司总经理审批后交给采购部门执行。(申购单原件及电子档要分别提交一份给仓库和财务备案)4、采购部接到采购申请表后,对工程项目物资需求的采购,要根据项目总体施工进度计划于三天内完成整体采购计划审核并填写《整体物资采购计划表》。在采购执行中,根据《整体物资采购计划表》按月度进行分解并填写《月度物资采购计划表》。对非工程项目类物资采购计划于接受采购申请后在当月度的月度采购计划是分解执行。5、各类采购申请需给采购部预留足够的采购执行时间。各部门于每月28日前向采购部报次月的月度采购计划。整体采购计划外的常规采购、零星采购需提前一周申请,设备采购需提前半个月申请,若非应急情况,不得要求采购部门限时采购。因采购计划申报过晚导致物资采购未能保障及时,责任由采购计划申报部门承担。6、各子公司负责人对所属公司的采购申请进行审核,集团分管采购工作的领导对月度采购计划进行审核。第七条采购实施与供应商选择1、采购部收到申购部门提交的经审核签批的《物资采购申请单》,要立即按要求安排专人采购和落实跟进。2、公司采购方式分为招标类和非招标类两种。根据采购额、供应商合作成熟度、采购紧急程度等因素综合衡量并确定采购方式。原则上能够采用招标方式采购的优先进行招标采购,不能招标采购的应在落实好询价、比价、议价的基础上,首选定点采购,即向生产厂家直接定点订货或定点代理商采购;其次是一般代理商或门店采购;同类采购需至少有三家供应商。2、根据采购方式的不同,从供应商库中进行供货商的初步范围选择。3、未经公司领导同意,不得私自变更、替换现有原供应商;如有更适合的供应商替代,采购部必须提交书面报告其理由,经批准后方可变更。4、采购合同最终必须由分管采购领导审批通过方可执行。第八条合同管理1、标的额5000元以上或涉及售后维保的各类采购均需订立书面合同。明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。(签订年度战略定点合同的除外)2、采购部负责各类合同的审核(会审)、签订与保管。与合同相关的各类招标备案资料或商务谈判资料,需于采购合同签订后七个工作日内,整理、装订成册。第九条物资选型与封样1、采购部根据采购协议对采购物资(指非常规物资)进行选型并封样,封样物资专库保存(材料采购后入集团仓库的,样品在集团仓库保存;材料采购后直接在施工现场验收入库的,样品在施工现场仓库保存;2、封样物资必须专册登记保管,在项目竣工交付前不得遗失或擅自处理。第十条物资验收与出入库