檔案管理發展趨勢分析.doc

檔案管理發展趨勢分析.doc檔案管理發展趨勢分析一、檔案管理工作現狀眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的,否則輸入的數據與信息是吁立圾”,輸出的隻會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜、案卷數量繁多、時間跨度長、且由於多年來一直處於封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則,再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成瞭檔案基礎普遍較差的局面二、規范化、制度化從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作K全面普查案卷,篩選文件。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。首先要剔除無用的文件,才能避免今後實行計算機管理時出現重復與低效率的情況2、重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范3、結合實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。由於各個檔案館的條件存在差異,再加上計算機管理又提出瞭新的技術性要求,所以各個檔案館應該從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則4、統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為瞭確保檢索的完整性,在分類過程中,首先根據《中國檔案分類法》進行分類,再因事制宜制定出一些具體細則。另外,在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。並且還應經常組織大傢統一認識、統一標準,盡量做到前後標引一致,從而達到標準化和規范化管5、規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證瞭檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的,還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點,是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情t=-況發生。還要統一題名中應具備的要素。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種(必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多餘的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以可規定凡是要求批復的文件寫"請示”凡不要求批復的文件則寫''報告”等等,這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用另外,還可利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄,為日後制作《人名目錄》等檢索工具打下瞭基礎三、註重計算機管理在檔案管理基礎工作的各個環節中,計算機數據的準備工作是一個大工程。尤其是對於那些建館時間較長的綜合性檔案館來講,由於館藏案卷多,著錄工作不僅量大,而且復雜如果沒有一整套規范化和科