档案数字化加工流程及规范V.docx

档案数字化加工流程及规范文档属性文档名称档案数字化加工流程及规范文档用途规范档案数字化工作,规范数字化部和技术部对接工作标准。版本号V1文档号JS1制订日期2015年7月8日制订人XXXXXX修订日期修订人修订日期修订人修订章节简述文档目录、操作流程档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及着录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。先后顺序为:调卷>着录>拆卷>扫描>处理>质检>装卷>归还>备份>挂接。没有特殊要求的情况下,务必安此流程进行操作,以便从总体任务中提高工作效率。二、 档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求:我方指定专人负责。2,填写《档案交接登记表》(附件一)。在交接登记表上要有双方的签字。三、 整理及着录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:(一) ,使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。(二) ,使用Excel表格方式制作,目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS2)。如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下:如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。着录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的着录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关着录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下着录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。6,关于顺页;整理着录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用 2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\,/ ),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半