采购部管理制和工作流程.docx

采购管理制度与工作流程第一条 为统一公司的采购工作,使其合理、高效,特制定本制度。第二条 各请购部门应根据“营业”、“工程”、“生产”,计划及办公用品的预算表或库存不足部分开立请购单,须将品名、规格、用途、数量、生产厂商、商标及交货期等详细填写,并依采购核决权限表的规定呈准后办理第三条 请购单由请购部门编列号码,并将请购单送采购部门或直接办理采购。第四条 请购部门对于所请购材料,需变更规格或数量时,必须立即通知采购部门。如因已订购,而于事后变更的,采购部门须立即回复已订情形,并洽请购部门设法收受,或由请购部门负责会同采购部门与承售商协调解决,但应尽可能避免这种情况。第五条 采购部门在接到请购单时,立即办理询价、议价,并将询、议价结果记录于请购单,然后将请购单呈准,必要时须事先送请购部门签注意见第六条 请购单呈核后送回采购部门向承售商办理订购,必要时应与承售商签订买卖合同书一式四份。第一分正本存采购部门,第二份正本存承售商,第三份副本存请购部门,第四份副本及暂付款申请书送财务部供整理定金用,如不需支付定金时,第四份副本免填第七条 采购部门订购手续办完后,应立即填写订货收料单一式三联,并将第一、二联送请购部门登记及验收手续第八条 因缺货或不明供应处所,以致无法购得或逾期者,采购部门应立即通知请购部门。第十条 请购部门于厂商交货时,先将供应厂商的托运单据与请购单查封,并实际清点品名、型号、规格、数量及质量,相符后签收,如发现不符时,立即通知采购部门会同处理。第十条 请购部门于厂商交货时,立即通知使用部门 (或质检部门)派人验收品质,验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章,并将第二联及供应厂商单据、发票等一并送采购部门整理付款。第十一条 分批交货以分批方式收货时,必须以“分批收货单”(一式三联)办理收货,其手续与本制度第十条规定相同。第十二条 采购部门将已办妥收货的收货单第二联与发票单据等并在一起核算,然后送财务部整理支付传票转出纳付款第十三条 承售商领款时,须将托运单据签收联缴回出纳,经出纳人员核对无误后,再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。第十四条 建立好供方及用户档案,并做好工作记录。第十五条 建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。第十六条 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。第十七条 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划。第十八条 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤第十九条 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。第二十条 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后,及时按操作规程准确记录存档。第二十一条采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册第二十二条违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。第二十三条本制度由有限公司负责解释。第二十四条本制度自年月日起实施。采购部主要职责1、 审核采购需求;2、 决定合适的采购方式;3、 分配、选择和维护潜在供应资源;4、 负责供应商的调查和实地勘察,评估供应商的生产能力;5、 采购合约与订单的起草,签发以及管理;6、 根据采购需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪;7、 解决与供应商在合约上产生的分歧以及支