合同管理制度 1 总则 为了令公司合同管理规范化,特制定本制度。 合同是指销售合同以及购货合同。 公司相关部门及职员都有协助合同实施的义务。 公司的合同管理工作,实行既要管理又要便于工作的原则。 2 合同管理办法 市场销售部人员在与客户( 即甲方) 签定销售合同后, 将合同交商务管理部进行归档管理。商务管理部合同管理员将合同复印件交一份给财务分析部存档, 商务管理部将合同原件放资料库保存, 另提供合同复印件供查阅, 其他部门向商务管理部借阅合同时原则上只能借合同复印件( 特殊情况除外), 借阅者须填写《合同借阅登记表》并按时归还, 归还时必须有商务管理部人员签收确认。 我方与供货商( 即乙方) 签定的购货合同在复印后, 合同原件放资料库保存。将供货合同复印件与相应的销售合同复印件放在同一文件夹内,供平时查阅用。 按照合同签定年份归类管理,制作《合同一览表》。制作电子文档,包括合同概要,应收款、应付款时间、金额,以及合同执行进度等。 根据合同的进度及时更新电子文档相关内容, 如收付款进度, 工程进度以及相关数据的更新。 根据合同进度协助相关工作, 如在应收款时间内填写开发票申请, 应付款时间内填写付款申请。 配合相关部门(如市场部、技术支持部、项目管理部、财务部等)的合同查阅工作,以及解释与合同有关问题。 合同管理员及所有借阅合同的公司员工须对合同内容履行保密的义务。
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