会展活动的流程(管)ppt课件.ppt

第五章、会展活动的流程一、会展活动的项目组织管理流程一、项目设想与建议1、行业展会分析2、展会项目构思3、展会项目立项二、项目可行性分析1、研究目标市场2、确定展会定位3、成本收益匡算4、拟定初选目标5、撰写可研报告三、项目规划与实施1、进行总体设计2、拟定招展计划3、制定招商策略4、编制财务预算5、执行展览计划四、会展评估与善后工作1、评估展会质量2、感谢相关利益者3、改进产品和服务二、会展活动运行管理的流程阶段具体事物安排:一、两年前1、饭店预定2、确定场馆使用面积,洽谈、签订合同。3、制作工作进度表4、搜集邮寄名单,寄发展会宣传资料、报名表5、定期召开筹备会议,落实各项工作进度和决议6、制作筹备企划书(含展览会的意义、宗旨、内容、工作进度及预算等);7、制定营销计划(如何宣传推广本次展览会);8、选择合适的专业展览顾问公司;9、初步确定展览会主题及拟邀人员名单;10、决定报名费及相关费用(可参考以前的展览会并由筹备会决议);11、搜集旅游、文艺等资料(可委托和指定专业旅行社办理)。二、一年半前1、草拟展览会通告(含邀请函、展览会主题及日期、地点等);2、印刷并寄发展览会通告(针对可能参与的人士,初步告之展览会的举办日期、地点、报名费及摊位费等);3、确定展览会期间的论坛形式及内容(为邀请演讲人等做准备);4、初步确定社交活动(酒会、晚宴、开闭幕式等);5、制定各类印刷品的印刷时间表,并与设计印刷公司协调(参展手册、宣传册、报名表、名牌、邀请卡等);6、网页设计(专业公司或专业人士制作,以便参展商或观众等上网浏览,或进行网上报名)三、一年前1、草拟展览会说明书及合同;2、收集参展商名单;3、招展工作正式开始;4、印制并寄发宣传手册及相关表格;5、确认演讲人和嘉宾是否接受邀请,并提供论坛题目;6、选制展览会纪念品、资料袋、奖牌等(数量、确认交货期)7、向政府有关部门报备本次展览会的举办时间;8、联络并确定展览会的有关供应商(视听音响、灯光设备、旅行社、交通、餐饮、会场布置等)。