合同管理制度.doc

合同管理制度第一章总则第一条为了实现依法治理企业,维护企业的合法权益,防范经营风险,保证企业正常运行,规范签约履约行为,提高管理效能等规定,结合实际情况,特制定本制度。第二条本制度适用于对外签订的各类合同、协议(劳动合同除外)。第三条合同管理是指对合同的意向接触、资信调查、商务谈判、条款拟订、审查会签、签字、履行、变更、终止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第四条对外订立、履行的合同遵循平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则,确保合同预期经济目的的实现。任何单位和个人不得利用合同从事违法活动,扰乱社会经济秩序和企业经营管理秩序,损害国家利益及社会公共利益。第五条合同管理按照公司合同管理模式,实行“统一管理、分级授权、归口审查、各负其责”的原则。 1、合同管理要确定合同管理部门; 2 、法定代表人授权,采用单项或职务授权的方式,由被授权人在公司授权的范围内负责相关合同签订、审查权限; 3 、归口审查,即对合同内容,由合同管理部门归口综合审查,有关专业管理部门联合会审; 4 、各负其责,即合同项目承办单位对合同订立、履行全面负责,归口审查部门对其审查内容负责。第二章合同管理职责划分第六条明确合同管理机构或合同管理岗位,根据需要配备专职合同管理员。合同管理员应当具备法律大专以上学历,且有一定的工作经验,具有企业法律顾问执业资格、律师资格的优先聘任。第七条合同管理实行合同主管部门、专业部门和承办部门管理相结合的办法。合同管理主管部门为企业管理部,对合同全过程实施综合管理。计划、预算、财务、技术、审计、安质、纪检及其他专业部门是合同管理的专业部门,合同的具体执行部门是承办部门。合同管理主管部门的职责是: 1、负责起草或修订合同管理规章制度,按制度管理和使用合同印章; 2 、负责制定合同管理流程,建立合同管理档案和信息系统,对合同承办部门的合同管理工作进行指导、检查、考核; 3 、参加重要合同项目的调研立项、招标投标,参与重要合同项目的谈判、法律论证、法律审查; 4 、负责本单位管理权限范围内合同的法律审查和合同争议纠纷的处理等事项,如有重大合同纠纷须及时向公司领导及公司合同管理部门汇报; 5、负责办理需呈报公司审批或授权签约的合同项目事宜; 6 、负责合同管理台账的汇总、统计,并按规定向公司合同主管部门上报合同月报、季报、年度报表等材料; 7、负责编写常见合同规范文本,报公司合同主管部门核准后推广使用; 8、对合同履行情况进行定期或不定期检查,合同承办部门必须予以配合; 9、公司合同主管部门和本单位要求履行的其它职责。第八条合同的具体执行部门是合同承办部门,其职责是: 1 、调查合同相对方主体资格、权限、资信情况、签约能力、履约能力以及担保人的相关资信情况,对合同相对方签约资格和履约能力负责; 2 、具体负责所承办合同的文本起草、谈判、签订等相关事宜,保证起草的合同具有可行性、完整性、可操作性; 3、办理合同的申报及担保、公(鉴)证、批准登记等有关手续; 4 、具体负责所签合同的全面履行,协调履行过程中的相关事宜,及时督促合同相对方履行合同,保存合同履行过程中的有关文书,凡履行完毕的合同(包括随附资料),必须于下一年度终了时及时归档。对履行中出现的问题,应及时向单位领导及合同主管部门反映,并协调解决,遇有合同需要变更、解除等重大事项时,按照规定送审; 5、负责合同会签过程中的协调工作。第三章合同的订立第九条订立合同必须有计划列项和洽谈的充分准备,必须履行必要的审查审批程序。具备招标条件的合同,应当按照公司管理的规定及要求进行招标。第十条对外发生经济、技术往来,必须事先订立书面合同(除即时清结者外)。应当订立书面合同而没有订立的,财务部门不予结算。依法需要办理登记、公(鉴)证、审批等手续的,按法律和有关规定执行。合同主管部门认为需要办理公(鉴)证的合同,依法办理相关手续。第十一条以谈判方式订立合同一般程序为:立项、资信调查、组织谈判、起草文本、审查审批、签字、盖章。通过招标投标方式订立的合同,在确定中标单位后,由承办单位根据招标文件起草合同文本,办理审查审批手续后签订。第十二条合同订立前,合同承办部门应对以下合同立项情况进行了解和调查。主要包括: 1 、具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件,且真实有效。涉及专营许可或安全生产许可等要求的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的, 具备相应的资质(等级)证书。 2、经营范围、注册资本等能够充分满足合同项目的需要。 3 、具有履约能力,必要时应索取其经审计的资产负债表、现金流量表,注册会计师签署的验资报告和审计报告等相关文件。 4 、具有履约信用。过去三年合同、守信用,无严重违约事实;在签署本合同时,未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 5 、在签署本