行政前台助理工作事项.doc

行政前台助理工作事项门禁安全、来访接待及时开门,避免人员等候。对于外部人员需礼貌询问身份,如是推销人员应尽快拒绝,避免影响办公室人员的正常工作;如是公司客人,则应及时倒茶水并带领到前台沙发处或会议室等候相关人员接待(如等候时间稍长可拿报纸杂志给客人翻阅),领导的客人需询问后带往领导办公室内。客人离开需及时为客人开门,礼貌送客,必须面带微笑,必要时起身送客。有人员出入后确认门已关上,保障公司财产的安全。如有公事需长时间离开前台岗位,向上司汇报并由交接人员暂时顶上,不能长时间空缺无人。电话接听接听时需礼貌问好并报出公司名,确认来电人员身份后再转接至相关人员的分机,对于推销人员礼貌拒绝并不予转接,避免出现不必要的骚扰影响办公室人员的正常工作;不轻易把电话转进领导办公室,需确认身份后再决定是否转接,不能随意透漏领导的手机及个人信息。电话铃响起3声后如领导或同事不在座位上需及时抢接电话,确认来电人员身份后询问是否需要留言或回电,做好记录后及时告知相关人员。保洁、花卉工作的跟进和检查每天留意保洁人员的工作情况,对其工作进行检查和监督,并时刻留意办公室的清洁状况及需更换的生活用品。关注花卉的情况,提醒花卉人员更换及修剪花卉,如有新同事则可适当添加办公桌上的小盆栽,保证良好的工作环境。及时给鱼缸换水,喂鱼。快递、传真、备用金登记收发快递都需对快递信息进行登记,以便日后可查阅地址和联系方式,收到的快递登记完后及时交给收件人;发送快递需提前填好快递单并联系快递人员前来发货,在发货后的一到两天确认快递是否已送达及已签收,最后还要告知发件人快递的送达状况。收到的传真对传真信息进行登记,扫描电子版在前台存档,以备日后查阅,最后把传真文件交给相关人员。由前台支出的公司每项费用都需对备用金使用情况进行登记,每项费用的报销,都需要有发票或小票,妥善保存并且月底粘贴好报销单后全部审核上交财务报销。考勤每天上、下班第一时间监督各位同事打卡情况并记录,确认员工考勤现象的变动,如漏打卡则通知本人给上级主管签字。月底根据考勤卡统计月考勤报表,统计出勤天数及迟到处理情况提交给人事部审核。办公用品、日用品管理每日整理回收纸,若是A3纸张需裁成A4纸的大小,及时放入打印机托盘内以备用,随时添加。妥善保管办公用品,办公