办公室日常事务处理样本.doc

秘书工作实用篇---办公室日常事务处理2)当客人贸然来访时。*对于这些贸然来访客人,秘书人员决不能因为没有事先预约,打搅了自己工作安排而怠慢她们。*秘书人员首先要问清来访者姓名、工作单位和有何事情。*假如来访者要求会见相关上司,而经过联络以后,上司没有时间或不愿意会见她。这时秘书人员就要灵活机敏而又委婉地拒绝来访者。3)当接待来访时忽然来了电话。*当秘书人员正在接待来访者时候,忽然来了电话,这时,假如丢下正在交谈来访者而和来电者谈话,显然是不适宜,会使来访者陷入进退两难尴尬境地。秘书人员应该请来电者原谅,让其等一会再打来。*假如是上司在和客人会谈时,忽然电话来找,那么秘书人员应该问明事由,然后写字条进去递给上司。***尤其提醒:纸条上不要写太多,方便于上司作简单回复。 4)当来了不受欢迎人。每个单位来访者中,总会有部分不受欢迎人。如为一事纠缠不休人,提出部分无理要求人等等。对于这些不请自来不受欢迎来访者,秘书应做到: *以礼相待,显示出自己涵养和礼貌。*在了解来访者意图以后,快速请相关部门出面接待,并立即向上司请示、汇报。接待来访中意外情况是多个多样,这要求秘书人员探索和积累接待经验,本着不违反标准、不怠慢来访者宗旨,机智灵活地加以妥善处理。E、信息搜集、管理伴随知识经济到来,信息呈爆炸或渗透到我们每个人生活中。秘书应该为上司决议,企业发展有选择地搜集诸如政策法规、宏观指导拟文、办事等各方面信息。 a、信息搜集信息搜集可分为正式路径和非正式路径搜集两种方法,又可分为公开和秘书搜集方法,但在具体实施过程中,通常采取以下七种基础方法: 1)观察法:经过现场搜集信息,大多是在被观察者没有觉察状态下进行关键了解被观察者行为活动。 2)询访法:经过提问请对方回复方法获取信息,譬如:面谈、电话、书面提问。面谈适合于搜集包含面广,深度要求较高信息;电话适适用于搜集简单、时间性强信息;书面适合于搜集不便当面交谈信息。询访法是信息搜集中最常见方法。 3)问卷法:这是很关键信息搜集工具操作方法,问卷是一份精心设计问题表格,被搜集者针对卷中问题作答。问卷为自填和访问两种,企业在进行市场调查时大多采取这种方法。 4)量表法:利用测量量表搜集信息,它由一组精心设计题组成,可用于间接测量大家对一些问题见解,以此依据来加收测定。量表分为态度量表、能力量表、智力量表、价格量表等。 5)购置法:经过购置相关信息载体搜集信息,它分为文件载体如报刊杂志和实物信息载体譬如样品或产品。 6)检索法:利用信息资料检索工具从现代资料库中查找相关信息,有手工和计算机检索两种方法。 7)交换法:和她人交换信息取得其它信息。对秘书来讲,什么才是你必需关心信息呢?通常而言,信息分为文字,声像,记忆三种表现形态,它是经过秘书从企业外部和内部两个渠道获取。但这并不意味着全部信息全部是有用,所以,你要对信息进行整理,而这种整理也有个循序渐进过程。*首先,信息要进行筛选,哪些有用、哪些没用,要确定标准。信息筛选对确保信息正确性和提升信息利用率至关关键,信息筛选方法通常见时序法、类比法、教授评定法、老化规律法,经过这些具体做法来确定取舍。*其次,信息要分类,分类一要辨,二要归。辩类是分辨母及子类,形成有秩序有层次分类体系;归类是相关信息各就各位。分类能够按对象分类、按专题分类、按形式分类、按起源分类、按内容分类、按通用分类表分类。*最终,信息要整理,即判别、选择、核实、分析、编写,把原始信息经过这些程序动作转变为对企业运作直接有效信息。信息整理是秘书对原始信息再认识后提炼。b、信息整理和利用确定信息利用目标后,将全部相关信息资料摆放在一起,进行目标性很明确完善性整合,为目标提供正确信息服务。这种整合,是有效利用基础,是客观反应,不是秘书拍脑门想出来。它需要一系列有说服力文字和数据来证实。它更需要建立和完善对应制度来保障,譬如信息传输、信息专版、信息专题分析、信息储存、信息编辑、信息审批和督察制度等。秘书工作有效性,就在于你整合和利用信息能力发挥。 c、信息处理程序信息处理程序是:信息储存——信息编辑——信息传输——信息反馈。信息储存是将文件、图表、数据、资料等信息有序储存,经过计算机技术,建立一个信息库,并进行严格登记、科学编码、有序排列,方便在需要时能够提供自动检索。信息编辑是对信息资料进行取舍、充实、完善、提升或其它技术处理再加工,从中挖掘信息深层价值,开发出更有益内容和含义。信息传输分为口头传输、书面传输、影像传输、网络传输、专员传输。经过这些路径,信息本身含有潜在价值转移成了实用价值,但这些传输,必需确保快速、正确、安全不然差之毫厘,失之千里。信息反馈是秘书辅佐上司正确决议关键职责,信息传输后结果怎样,你全部应该立即搜集整理反馈给上司,方便继续或调整或补充原来决议及做法,达成最好效