行政后勤职务说明书.doc

服务中心经理职务说明书A、工作职责及对应文件、表格:工作职责对应文件对应表格了解服务中心年度经营情况,费用组成。每月定期监督、检查设备设施、安全和环境等业务管理。部门的团队建设工作。熟悉客户情况,建立良好的客户关系。建立良好的对外公共关系。B、工作潜在风险及应对要求工作操作潜在的风险对应要求因未明确双方的权利与义务,导致后续主张存在难度1、委托书及受托人的身份证明存档2、港澳台及外籍人士,委托书需在当地办理公证手续因未购买公共责任险、停车场责任险、机损险、高空抛物险等,带来经营风险1、新项目入住起投保公众责任险,入住起一年后投保财产一切险2、老项目确定投保“机器损害险”3、品质部门组织各外部保险的评估办理无法证明已经按照法规或合同约定,履行跟进与反馈义务1、与业委会往来文件的签收2、物业管理季度(月)报告按法规及合同约定公示3、社区内的重大事项跟进情况公布等未公布服务项目及价格,导致住户的质疑与投诉公示内容收费项目需经区物价局备案或主管部门审批工作操作潜在的风险对应要求擅自开通网上企业银行,通过备用金个人账户进行资金转款的服务中心出纳人员电脑不得申请开通备用金账户的网上企业银行,但可安装在部门负责人电脑上,必须在部门负责人到场的情况下进行款项的支付思源软件中的拖欠款无法跟进核查对拖欠达一万元及三个月以上的由部门负责人亲自跟催现有招投标流程对于定标的标的及价格无法在事前控制1、参与招投标的人员应在投标前进行充分的市场调查,建立成本价格库2、加强事后对招投标效果的总结,如节约成本,或成本上涨的因素说明等3、建立有效的招投标事项定价评估模型,合理确定招标底价,事前审核标底1、公司内部部门间调动存在先有调动事实,后才报人力部。导致员工SAP资料未做调动,工资成本划分出现差异2、亦存在部门未及时与员工沟通调动情况而引发员工投诉部门间人员调动可由部门自行对接,但需提前告知员工本人,在双方确认后发邮件主送人力部负责人,抄送调动双方部门负责人及人事管理员及人力部运营主管。在未得到人力部书面调令通知前原则上员工需留在原部门月罚款金额超过当月工资的20%1、W系列月考核超过20分需报人力部审核2、此罚款金额包括所有的罚款,即时的和月考核的(月工资应为基本工资+月奖金),都不能超过月工资的20%公司或部门目前批量使用印鉴的监控不到位要求使用人须在印鉴保管人的监督下使用印鉴个别部门对外发布的信息,部门负责人疏于把关认真履行审核、审批职责。加强体系和管理制度的宣贯工作操作潜在的风险对应要求个别职员未经公司允许擅自向媒体投稿,发表行业相关文章部门员工未经许可擅自接受媒体采访,发表关于公司的言论1、各部门及个人不能私自接受媒体采访,宣传归口总办。总办主任为公司新闻发言人2、各部门对外宣传内容需经总办审核同意行业及行政主管部门相关要求及规定对公司产生不良影响1、保持与行业协会、行政主管部门的良好关系,定期的联络与公关2、密切注意相关行业信息动态3、适度配合与支持相关部门的工作出现不利于公司的媒体报道1、与媒体保持积极良好的关系,建立双赢的合作伙伴关系2、定期的联络与公关C、任职资格:任职资格项目任职资格说明最低学历/专业大专/不限岗位证书具物业管理上岗证书者、内审员证相关工作年限和经验工作五年以上,担任主管以上职务半年以上,熟悉本岗位及下属岗位的各项业务及运作流程;一般能力(强54321弱)4计划、5协调、4实施、4组织、5控制、5领导、5冲突管理、5公共关系性别、年龄、健康特征男女不限,25-45岁,身体健康个性特征及职业操守情绪稳定、责任心强、好学上进、良好的职业道德和团队合作精神岗位礼仪见BI手册需培训课程及要求见公司层阶培训体系要求(视个人情况作培训需求分析并安排相应培训)其它服务中心经理助理职务说明书A、工作职责及对应文件、表格:工作职责对应文件对应表格1、负责审核服务中心的客户服务年度工作计划。2、针对业主现实和潜在的需求,审核客户服务体系及服务流程。3、负责组织与住户之间的沟通,负责定期上门走访住户。-G01《与顾客沟通程序》4、对顾客投诉回访和顾客意见调查工作中发现的问题,制定改善措施的实施情况进行验证。-G01《顾客满意度测评程序》,-G01《顾客投诉处理程序》5、清洁、消杀及绿化的现场抽查监控;-Z01-01《服务项目外包监控办法》6、负责部门日常管理制度的审核7、业务类部门日常报送文件的审核8、清洁、-H01《保洁管理工作程序》-Z01-F9《工作评估报告》工作职责对应文件对应表格1、负责审核服务中心的客户服务年度工作计划。2、针对业主现实和潜在的需求,审核客户服务体系及服务流程。3、负责组织与住户