酒店会议服务流程.ppt

酒店会议预订及服务流程
2007年12月
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宴会与会议流程
会议活动当日
迎接客人，并
介绍活动安排
海外团队入住
及VIP的确认
召开正式会议
讨论具体安排
召开内部会议，
计划会议安排
电话跟进以商定
活动安排
准备会安排议程，
根据酒店标准
进行报价
知会客人要求,
明确是否能
接待相关安排
2小时反馈
客户问询
电话联系客户,
了解将来再次
合作的可能性
会议活动结束
7天后向会议
预定人送出
意见反馈表和礼品
会议活动结束
4天后送出
费用账单
账单汇总
最后确认
各项发生的收费
在客人离店前
落实各项礼宾
服务和退房服务
工作安排
实施客户
满意度调查
与会议组织者
进行每日会前
/会后沟通的会议
会议前
会议中
会议后
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2小时反馈标准
是什么？
要求接受任何会议/活动相关的问询在2小时内给予回应和反馈
除非有特别指定人选，反馈信息应由接受问询的员工亲自提供给查询人
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2小时反馈标准工作时间段内 （周一至周五）
Email
设定会议服务查询专用邮件地址，能自动抄报相关会议协调人员
每30分钟检查一次邮件件箱
启用手机上的邮件提醒功能
Fax
传真号码：62887378，每30分钟检查一次
登记所有传真的接收时间
散客
会议预定或销售人员负责
电话
会议预定或销售人员负责接听所有会议服务的询问电话
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2小时反馈标准工作时间段以外
Email
所有电话必须设置email提醒功能
散客
餐饮经理或值班经理负责回应所有会议散客的问询
电话
总机员工将问询电话转接至餐饮经理，值班经理，会议预定及销售人员的手机
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会议服务 - 会议入住
是什么？
向在酒店住宿的会议团队提供快速的会议入住安排。最大限度的使他们的入住手续变得简单而快捷
益处
提供快捷的登记手续
确保参会人员能有充足的时间参与其他活动安排
加深客人对我们成功安排会议的良好印象
向会议计划和组织人（会务组）提供便利
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会议服务 – 会议入住
流程
会议销售人员向会议组织人发送会议团队入住安排单
客房预定根据客人反馈的信息更新相关信息
将会议用房的房卡、钥匙、欢迎信按字母或要求的其他顺序准备好
会议负责人迎接会议团， 指引他们抵达会议入住登记处
会议团对成员在入致登记表上签名，拿取客房钥匙
根据清单将行李送至各位团队客人的房间
团队客人在获取房间钥匙后的10分钟内必须拿到自己的行李
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会议服务 – 每日简会
是什么？
会议预定员与销售人员及跟单人每日召开例会
市场营销部经理收集反馈，预期客户的潜在要求并提前作好准备
益处
向会议
确保参会人员能有充足的时间参与其他活动安排
加深客人对我们成功安排会议的良好印象
向会议计划和组织人（会务组）提供便利
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会议服务 – 每日简会
是什么？
会议预定员与销售人员及跟单人每日召开例会
市场营销部经理收集反馈，对客户的潜在要求预期作出准备提供快速的会议入住安排。最大限度的使他们的入住手续变得简单而快捷
益处
向会议协调人表明他们的需要被明确地了解， 他们遭遇的的问题会被妥善处理， 我们的工作安排将超出他们的期望
书面记录问题，积极的应对问题并给与快速解决
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会议服务 – 每日简会
流程
酒店方建议向会议组织方推荐每日简会以协调工作
会议组织人通知酒店会议时间
市场营销部经理获得反馈信息
市场营销部经理