展会管理办法.doc

＊**＊*
展会管理办法
第一条 　总则
　为规范***＊*(以下简称“***＊*”)及各权属(子、托管)企业（以下简称“各企业")参展标准和操作流程,掌握国内外的大型专业展会的行情,持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作,特制定本办法。
第二条　 适用范围
本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。
展会操作流程
国内展会操作流程
收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。
确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工 （拟定公司全年展会计划表）。
　
签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确定展位。
如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。
参展证。摊位确认后，向组委会询问参展商证等证件办理有关事项，确定参展人数后，酌情办理人员证件。
展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。
展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。
参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。
存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档。
国外展会操作流程
收集资料。企业规划发展部负责收集行业展会信息，并与展会组委会或中国承办方取得联系，向其索要参展指南及参展注意事项。
确展。经公司研究确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工 （拟定公司全年展会计划表）。
　
签订合同。与展会主办单位或组展方联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确定展位。
如需广告宣传，签订广告宣传合同，经公司领导批准同意后，与广告代理商联系并签订合同，办理相关事宜。
展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；特别足以如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作。
签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事宜，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件。
展前动员。展前按要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失。
参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档。
存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档。
落实政策补贴。根据国家、省、兵团相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。
　展会管理实施细则
第四条 展会管理实施细则
参展目的
企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。
参展原则
１。参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展