公司档案管理条例.doc

××××××公司
发布日期:2012-03-15 发文部门:综合部 ××ZH(2012)ZD-001号
×××××档案管理条例
一、总则
第一条、为加强公司档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本条例。
第二条、各部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一管理。
第三条、公司档案管理采取统分结合原则，实行分级管理。公司档案管理由综合部主管，各部门协作配合，形成有机的紧密配合的档案管理体系。综合部定期对各部门、公司文件材料的归档工作进行考核，并对考核结果进行通报。
二、归档范围及职责
第四条、公司档案资料归档范围主要包括：
公司所有资产的证件类，即公司所有注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的各种证件（ 如：公司的房产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、工商营业执照、组织机构代码证证等）。
各部门在日常经营活动中形成的文件资料，以及具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像、电子文档、光盘等。
第五条：其归档负责部门及归档范围是：
1、综合部：
公司所有的证件，如：公司开办和变更的申请、审批、登记、注册、公司章程、公司名誉证据、商标等方面的文件材料。
公文类：包括：公司形成的各种规章、制度、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等。反映公司主要工作活动的总结、计划、重要工作记录（表单）等。超规定费用的审批请示表、公司流动资金使用记录、公司办公用品的使用记录、车辆行驶记录、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、公司的请示与上级机关的批复、公司的各种规章制度，实施细则程序文件等。公司所有软件、各类电子信息的数据备份（刻录成光盘）。公司重要设备档案，如各种办公设备、通讯设备、电脑、消防保安器材使用说明书等。
人力资源类：劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件材料。公司人员任免文件资料，关于员工奖惩的文件资料。
2、市场部：公司与有关单位签订的合同、协议的文件材料，公司宣传策划文件等。
3、财务部：财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。计划与统计工作文件材料。
4、客服部：客户档案。
5、销售部：试乘试驾合同、业务合同、培训资料、工作总结及计划等材料。
6、服务部：业务合同、飞检资料和工作计划与总结等材料。
三、文件材料的形成、积累、归档和移交
第六条：各部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须整理立卷，定期移交给综合部集中保管（客服部的客户档案、销售部和服务部的试乘试驾合同、业务合同及财务部的财务档案由部门自行归档保管）
，如部门自行保管档案则需将文档版电子交接至综合部存档。一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。会议文件由会议主办部门收集。最终送交综合部统一归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时转交综合部归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第七条：公司及部门文件材料归档时间
1、行政管理、劳动人事、经营管理等方面的文件材料，在每季度