《物资采购管理》.doc

物资采购管理
对于采购过程业务的控制，必须采取严格的控制措施，具体措施包括：请购与审批、采购与验收、付款控制等主要环节。
(1) 请购与审批。建立采购申请制度，每个项目组根据工程的具体要求，对相应的物资具有请购权，同时做出物资采购的预算。对于预算内采购项目，项目组严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，项目组提出的申请，总经理进行审核后再行办理请购手续。
(2) 采购与验收控制。建立采购与验收环节的管理制度，确保采购过程的透明化。根据物品的性质及其供应情况确定采购方式一般物品的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。如有紧急需求的特殊采购，根据项目组申请及时进行采购。
采购部应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格、质量等有关内容进行审查。
根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，公司指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。
(3) 付款控制。采购部应当按照公司《财务管理制度》等规定办理采购付款业务。公司财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
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仓库
项目经理
项目组
采购部
财务部
副总经理
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图 1 材料请购流程
公司购买材料必须要求提出书面的请购报告，经副总经理签字批准后予以购买。流程如图1所示：
① 项目经理编制项目计划书，向采购部门填报报料单。
② 采购人员根据报料单，向库房查核库存状况，如库存有所需材料，填写领料单（出库单），库房保管签字确认；如果库存没有所需材料，采购人员根据报料单填写材料请购单报主管领导签字批准后进行市场询价确定供应商。
③ 采购人员确定价格和供应商后找主管领导在材料请购单上审批签字方可安排采购，否则视为自行采购公司不予核准报销。
④ 采购部门采购物资到厂后，找到相应项目主管副总在收货单或材料发票后签字确认材料的对应工程项目，办理入库手续。
⑤ 副总经理参与监督审查采购活动。
⑥ 规定采购人员采购工作完成3天之内必须办理报销手续。
⑦ 采购向财务部办理报销手续；
⑧ 项目组向库房领料，库房管理员每周核算出库单递交财务部会计。
物资采购奖罚条例
为了充分调动物资设备部全体人员的积极性，保证物资设备的及时供应，充分发挥物资设备部的职能作用，更好地为一线项目服务，特制订本条例。
物资设备部全体人员在平时的工作中应积极收集各渠道推荐的供应资源，加强老供应商的管理与合作，开拓新的供应资源，寻求一批信誉度高、实力强的战略合作伙伴。
在收到项目部上报的物资需用计划后，资料员应在八小时内将各项目部的需用计划分门别类汇编成物资采购计划，经部门负责人签字确认后下达给各采购人员，每推迟一天罚款100元，特殊材料和必须到外地采购的除外。
采购人员在接到采购计划后，应确认计划中的物资名称、规格型号及技术要求。首先在战略合作伙伴中选