备用钥匙管理规定.doc

目的
为规社区各部门钥匙管理程序，确保妥善保管好备用钥匙，在紧急时能正常启用。
适用围
适用于红鼎高尔夫社区物管处秩序部备用钥匙的使用和管理。
职责
物管处秩序部主管负责组织、安排备用钥匙的管理工作。
秩序部消防中控室值班人员作为备用钥匙管理员，负责依照本规程实施备用钥匙的日常管理工作。
程序要点
钥匙备份的围
办公区各部门应在秩序部留有一把备用钥匙，财务、人事类办公室自行管理钥匙；
社区公共区域、重点部位、设施设备房、通道等钥匙留存备份，除客用钥匙以外的门锁钥匙应全部备份；
特定情况下经领导指定同意秩序部托管的钥匙；
备用钥匙的接管
社区各部门根据公司钥匙管理要求将需备份钥匙移交物管处秩序部托管，移交双方共同填写《钥匙移交清单》
接管的钥匙由物管处秩序部分类、清楚标明钥匙单位编码，并建立《钥匙明细表》；
备用钥匙整齐有序地存放在消防中控室专用钥匙柜中，标识清晰完整。
备用钥匙的管理
备用钥匙管理员应编制本项目的《钥匙明细表》，每月核对一次，对钥匙的变动情况进行记录。
秩序部主管负责对备用钥匙管理进行监督，每月不少于一次检查钥匙存放、保管和启用情况，并填写《钥匙清点记录表》，发现问题及时纠正；
秩序部班长对备用钥匙使用及管理各个环节进行监督与控制，每周不少于一次检查钥匙存放、保管和启用情况，并填写《钥匙清点记录表》，发现问题及时纠正；
钥匙管理员负责对所有备份钥匙进行统一登记、编号、封存、保管、使用，未经批准，无特殊情况，禁止动用，每天交接班时必须对备用钥匙进行清点，并按要求填写《值班记录》中。
备用钥匙的使用
各部门按照实际需要配发钥匙，备用钥匙只在发生紧急情况时使用，如发生火灾、水浸、漏电、及正常使用钥匙发生丢失、损坏、无法启用等情况，非特殊情况下严禁随意借用备份钥匙；
钥匙借用手续的办理程序:
1) 非紧急情况需使用备用钥匙时，应向秩序部钥匙管理员借用，借用人需填写《钥匙借用申请》，并如实填写借用日期、房号、数量、借钥匙原因、借用人联系等容，然后经所属部门负责人审核签名确认。
2）备用钥匙管理员核实《钥匙借用申请》后办理钥匙借用手续，并填写《钥匙借用登记表》将钥匙交给借用人。
3）钥匙退还时，备用钥匙管理员应核对钥匙数量后，在《钥匙借用登记表》中标注明钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。
4）如值班过程中紧急需要使用备用钥匙，由秩序部指派专人为其开锁，并现场监督处理完毕后将锁具锁闭，使用情况由备用钥匙管理员按规定填写《钥匙借用登记表》和跟进备用钥匙的归还情况。
备用钥匙管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过24小时未还钥匙者，应向借钥匙部门或个人催还，如值班人员下班备用钥匙还未归还，交班人必须清楚向接班人做好工作交接，并填写《值班记录》中由接班人员跟踪备用钥匙的归还情况，如接班人员值班时间还未收回备用钥匙，必须向秩序主管汇报
。
各部门借用备用钥匙时，应遵守“用几把，借几把”的原则，不得多借或与本部门无关的钥匙，使用完毕后，及时归还，以免丢失；
所持备用钥匙如出现丢失、损坏等情况，需及时向秩序部汇报，并做详细的书面说明，写明钥匙的丢失地点、时间及原因，经所属部门负责任人批注意见，秩序部将按情节，提出处罚意见并实施。
本规程执行情况作为相关人员的绩效考评依据之一
相关记录
《钥匙移交清单》
《钥匙明细表》
《钥匙清点记录表》
《钥匙借用申请》
《钥匙借用登记表》
钥匙移交清单
序号
钥匙类型
使用区域
数量
钥匙编号
备注
移交单位：
移交人：
日期：
接收单位：
接收人：
日期：
监交单位：
监交人：
日期：
钥匙明细表
序号
钥匙编号
数