查档就像查地图.pdf

@ 查档就像查地图文/蒋伟良 2011年,我省出台相关惠民政策,一时间,各地档案馆人满为患。在这场查档利用的“大考”中,档案部门有收获,也有反思。我们要反思的是,面对进一步深化改革的时代要求,我们如何更好地满足群众和社会各方的查档利用需求?我们感到,首先要让群众知道自己查阅的档案在哪里、应该到哪个部门查,而在这一点上,我们做得还很不够。为此,应该为档案利用者提供详细的民生档案目录指南,让群众查档就像查地图那样方便。去年3月18日,金华市档案局向市直、两区、开发区发I叶J《关于填报民生档案报送信息》的函,要求所属各单位按期提供《重要民生档案参考目录》、《金华市民生档案基本情况调查表》、《金华市民生档案基本情况汇总表》等。工作启动后,市档案局和市直、两区的档案部门全力以赴、通力合作,于当年“6·9国际档案日”前顺利完成了《金华市区首批重点民生档案目录指南》的编印任务。该指南收录了金华市档案馆和市直、婺城区、金东区、开发区各部门保存的107项民生档案。在指南里,这些民生档案的形成部门、保管部门、档案内容、查阅方法、查阅地点、查阅电话等一目了然,可为档案利用者提供详细而便捷的查档参考。指南和参加“6·9国际档案日”活动的基层群众见面后,广受好评。现场有群众称赞说:“真可谓一册在手,查档无忧!”为确保目录指南的全面性和准确性,我们在开展编制 T作时要着力做好以下工作: 是力求目录更全。民生档案涵盖的内容广泛,如何把市直单位以及所属婺城、金东、经济技术开发区的民生档案全面梳理成册,是工作的难点所在。为解决这个问题,我们对形成并保管在市直单位及婺城、金东、经济开发区的86类民生档案和对涉及到市教育、公安、民政、司法、人力资源和社会保障、国土、规划、卫生、]二商等22 个职能部门(系统)的民生档案重点进行挖掘。一方面, 反复与有关主管部门、重要单位、档案门类较多的单位进行走访沟通,尽可能地扩大摸底调查的面,使覆盖面达到市区及个区的职能部门;另一方面,统计指标涵盖档案管理的各个业务环节,梳理收集了107种重点民生档案目 32 录,从而最大限度地把分布在各部门的、与百姓利益息息相关的民生档案都编到《指南》里。二是力求目录更准。为确保目录信息的完整准确, 市档案局业务指导处的全体同志兵分三路,三上三下抓核实。三个业务处组成三个小组,分赴市直、婺城、金东、经济技术开发区民生档案所在的单位和部门,对初始报送的相关数据进行核查,然后再将修改上报的107种重要民生档案数据、查阅方法和地点、联系电话及单位门牌号码等内容进行复核。对采集到的各类信息反复检查校对,再将核对好的信息分送所在单位和部门的主要负责人,待其签字盖章后正式定稿。三是力求目录更快。在求全求准的基础上,还要求快。为此,市档案局业务处的同志们全力以赴,盯牢每个工