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费用管理制度
所有员工在使用公司资源时都应有“计划开支,杠杆消费”的观念,遵从节约、真实、合理的原则。
费用的报销,是公司业务正常运营的保证,但同时必然引起公司资产的减少,费用的大小是决定企业是否盈利和利润大小的主要因素之一,没有计划的开支,盲目地使用,将使我们的企业丧失社会竞争力和生命力,所以请每一位员工善用每一分资源并严格遵守公司费用管理制度。
本制度集中反映费用分类、控制原则、预算标准、报销程序、审批权限等内容。
费用分类
项目费用:指为跟踪某一目标客户,由打单到项目执行完毕过程中所发生的一切开支。包括差旅费、业务招待费、交通费、标书及标书的装钉费、项目活动费、礼品费等,其开支管理责任人为各部门负责人和相应项目负责人。
基本业务费:指除以下第3点所列的“管理费用”外,没有立项的各项支出(如业务招待费,交通费,差旅费、礼品费等),它的开支必须由业务部门控制在公司每月的预算内,不得超支,预算不累计使用。其开支管理责任人为各业务部门负责人。
管理费用:指维持公司日常办公运作所必需的费用。包括职工教育经费、房租、水电费、折旧费、电话费(包括手机费),办公费、员工工资、福利费及其他行政费用等。
费用控制
项目费用:在已批准的《立项申请表》、《项目执行表》及部门预算范围内,审批支付。
基本业务费:按各业务部门每月的预算标准审批支付。
管理费用:按公司当年预算审批支付。可累计使用。
办公用品和其他杂费,由行政部统一购买和报销。
业务招待费:分别包含于上述项目费用和基本业务费用中,具体指因业务需要而发生的餐费、礼品费、交际费、联谊活动费。使用时请按“审批权限”要求办理。
手机话费补贴:每人每月凭发票在预算标准内报销或直接在工资里按照发放标准发放。
交通费:按预算标准及控制细则报销。
三、费用报销
费用报销需填写统一格式的报销单据,其中差旅费报销填写“差旅费报销单”,其他费用填写“费用报销单”。
报销的原始单据应符合以下条件:
原始单据必须合法,取得的发票应为税务机关统一监制的发票或其他有效专用单据。
原始单据必须完整,记载事项清晰真实,签章数字等正确无误。
报销人报销时应正确填写报销单据:
报销单必须用蓝、黑色钢笔或签字笔填写,禁止使用圆珠笔、红色笔、铅笔等,填写字迹应清晰工整。
填写内容正确、真实,所有需要填写的项目必须填写,不得漏缺,报销单应保持整洁,不得随意涂改挖补。
当月费用当月报销,跨月出差除外,否则财务有权不予报销。
差旅费报销:
出差人员应在出差结束一周内办理报销手续,并结清出差借款,对逾期不报帐的,从当月起扣发本人工资。一次出差费用不得分多次报销,业务招待费需另单填报,但应与该次出差的所有报销单据一并送相关人员审批。
出差补贴按规定标准,凭合法、合理的车费、餐费、日用品、食品费、办公用品费等发票报销,单据不足部份(最多30元/天允许直接填报)在月初连同工资一并给付。
项目费用、基本业务费用不得在同一张费用报销单中填写,其中餐费、车费也不能在同一张单据中填列。车费需填明日期、起讫地点,若在报销单中不能填列清楚的,请填写“出租车费报销清单”。(表1-1)
费用报销的原始票据粘贴需正面呈阶梯状,且不超出费用报销单范围。
预算外费用
预算外费用是指当月未纳入预算额度,但由必须支付的额外费用。
预算外费用先申请后使用,申请人需填写“项目经费预算申请表”。
(表1-2)
费用标准及控制细则
级别(职位)
手机费津贴标准(元/月)
交通费上限
标准(元/月)
总经理、首席技术总监
实支
实支
副总经理、
行政财务总监、行业技术总监
500
800
非运营部门经理
400
300
运营部门经理
300
300
技术经理、产品经理
300
250
客户经理、项目经理
200
200
普通员工
150
无
试用期员工、临时雇工、兼职雇工
经理级别减半
其他人员50元
经理级别减半
(一)、手机话费报销上限标准及说明
在规定标准内凭当月手机话费发票报销,票据丢失视为个人损失,不可以以其他形式报销补偿。除跨月出差人员外,其他人员必须当月报销。直接计入工资时不用凭票报销,手机费津贴由公司代扣个税。
手机号码必须公告于通讯录内。
特殊情况手机费用超预算标准的需总经理特批处理,否则超标部份不予报销。
运营部门指行政、财务、人力资源、商务部门。
(二)、交通费标准及控制细则
总经理、首席技术总监每月1000元交通费,副总经理、行业技术总监、行政财务总监每月800元交通费,有车人员凭汽油、路桥费发票报销,外出公差时报销出租车费。无车人员可凭出租车票报销。每月标准内凭规定票据报销,不得累计使用。
其他员工因公