办公室管理制度.docx

主题：办公室管理条例（支持体系版）
对象：支持系统全员
为加强公司支持体系办公室管理，维护公司良好形象， 特制定本规范， 明确要求，规范行为，
创造良好的企业文化氛围。
一、服务规范及礼仪：
仪表：周一至周四着标准职业装、女士淡妆、男士平头并打啫喱；周五可着休闲装；
微笑服务：对内外人员的垂询、要求，应注视对方微笑应答，切不可冒犯对方；
用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
现场接待：如有预约客户或领导来访公司，为表欢迎，提前在前台处制作欢迎牌；
电话接听：
接听电话应及时，一般铃响不应超过三声（铃响一声为最佳接听时间）
接电话时，要说声“您好， XX 部” 在对方报出自己的姓名后， 别忘了再加上一句 “承蒙关照”，会给对方有更好的印象。
听筒应用左手来拿， 并随时将记录本和资料放在手边， 以便能迅速地作出反应。 若受话人不能接听， 离之最近的职员应主动接听， 呼唤接听者应讲电话话筒朝下反扣在桌
上；重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
私人电话，应长话短说；在帮同事接听电话时，切勿打听对方私事；
电话中途断线， 应主动打过去： 原则上应由先前打电话的一方重新拨打， 以使谈话继续下去。 但不能因事情大致已谈完， 就对此听之任之。 重新拨通之后， 再向对方致歉，“非常抱歉，刚才电话中途断线了” 。 应具备始终由自己主动重打的意识。
应确认对方的留言：听到留言后，说声“请让我复述一遍” ，并把听到的内容重复一次。如果是自己留言， 当对方没有复述时， 应将事情很快地重复一遍， 并补充一句 “可以了吗？”，以此叮咛；
对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；
二、办公秩序
工作时间内不应无故离岗、串岗（应给领导或附近的同事报备情况）
员工之间的工作交流应严谨； （严禁出现男女打闹、拧脸、太过亲密行为）；
员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由行政部负责定期的清洁保养工作。各部门每周五下周自行安排时间对电脑杀毒。
发现办公设备（包括电话、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部门报修，以便及时解决问题。
三、物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。
低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
实物资产：空调、计算机、摄像机、照相机、微波炉、冰箱。四、办公用品物资采购、领用、借用
1. 公司办公用品物资的采购，原则上由 HR中心统一购买，于每月 25 日各部门填写办公用品
预算表，下月 3 日前发放（行政部应保证常备物资的库存合理性） 。属特殊物资经总经理同意，可
由申购部门自行购买。
2. 申购物品应填写申请表及物品采购单，总经理审批后交由 HR中心。
物资领用管理
低值易耗品：每月办公预算表通过审批后由行政人员通知签字领用；
管制品：根据各部门的需要情况进行分配领用，若有遗失，讲自行购买