公章管理.doc

1 印章管理制度 1目的为规范公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、停用和作废程序,特制定本制度。 2 印章的定义 . 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用以及信用约定而使用的印章。 3 印章种类及使用范围 . 公司公章:按一定程序经上级主管部门机构批准,在所在地工商部门登记备案,对外具有法人效用的公司及子公司正式印章。印章图形为含五星和公司中文名称的圆形。主要用于: . 以公司名义发出的对内与对外公文、公函,上报政府机关的材料、报表等各类文件; . 以公司名义签章的证明、委托书、公证书等; . 以公司名义签章的经营性协议、合同等; . 以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借据、借款申请书等; . 以公司名义办理的延缓还贷周期、减缓(减免)各类税费等申请性材料; . 其他经公司法人代表审批同意签章的。 . 分公司公章:分公司(指不具备独立法人资格的公司)公章仅限于本公司内部使用,不具备对外效力。 . 法定代表人印鉴:刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。主要用于必须加盖法人代表名章的凭证和法律文书。 . 业务专用章:代表和行使某项专业内容和权利的印章,包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。此类印章法律效力仅限于本业务范围。 . 合同专用章:使用范围为公司经营、采购等订立相关经济合同用,用印时应按有关规定履行完合同审批手续。 . 财务专用章及发票专用章:按公司财务管理制度规定使用,主要用于财务报表;开据的支票、收据等财务凭证;报销凭证等。 1 . 党委章:用于以党委名义上报下发的公文用印;经党委批准的新党员志愿书用印;出国政审用印;党委介绍信用印及其他事由用印。 . 工会章:用于工会颁布的公文以及以工会名义上报的材料;与上级工会及相关部门的工作往来;与工会有关的其他情况。 . 职能部门章:刻有职能部门名称,法律效力仅限于代表本职能部门的印章。职能部门章由各职能部门负责人指定专人负责保管,只能对公司内部使用,不具备对外效力。 . 项目部章:包括项目部公章与资料专用章。主要用于与甲方资料往来,不得用于对外签订材料采购等有关合同及协议。 4 印章刻制程序 . 申请:印章需求部门/单位提出书面申请,填写《印章刻制申请表》,内容包括申请部门/单位、印章名称、印章刻制要求、样式及其使用范围,经部门/单位负责人签字确认后提交行政部。 . 审批:行政部予以审核并呈分管领导、董事长审批。 . 刻制:经董事长批准,行政部根据申请部门印章刻制的具体要求统一刻制。 . 出库、保管、启用: . 公司行政部负责出库印章,领取者将印章交部门/单位负责人,部门/单位负责人确认印章无误后将其交指定人员保管。刻制好的印章须先在《印章领用及保管登记表》上留印模(用蓝色印油) ,制发部门经办人、领用人、领用部门负责人、保管人分别在《印章领用及保管登记表》中签字,并注明印章启用日期。 . 启用新印章时,若存在旧印章,申请部门/ 单位须办理新印章出库的同时须将旧印章交至行政部,特殊情况需推迟上交旧印章的,须向行政部提交说明原因及交还时间的书面文件。旧印章由行政部档案管理人员保存,不得随意销毁。 5 印章保管 . 所有印章均须指定专门人员进行妥善保管并定期保养,同时须与委托人签定相关法律文件,即《印章委托保管协议》。 . 公司法定代表人印鉴由董事长授权人负责保管;各公司法定代表人印鉴章由该公司财务部负责人或其授权人保管。 . 公司章由行政部负责人或其授权人负责保管;所属各公司章由该公司总经理或其授权人负责保管。 . 党委章、工会章由党工部负责人或其授权人负责保管。 1 . 职能部门章由各职能部门主管或其授权人负责保管。 . 项目部章由项目部负责人或其授权人负责保管。 . 各种业务专用章由主管该项业务的人员或其指定负责人保管。 印章保管人责任 . 印章保管人须坚持原则,工作细致,作风正派,严格执行印章管理制度, 不得用掌管印章的权力为自己谋私利;对不符合用印手续,以及不正当的用印有权拒绝。 . 《用章审批表》由印章保管人负责按顺序存档备查。 . 公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,印章保管人须迅速书面报告, 说明原因,逐级上报,由部门/ 公司负责人签字确认,报董事长批准后,由行政部根据情况依据相关规定办理更刻、备案手续,并对内外公告作废。 6 印章使用程序及注意事项 . 由用