2021年纸质档案数字化加工中的多个问题纸质档案数字化加工包含.docx

纸质档案数字化加工中的多个问题纸质档案数字化加工包含

　　多年来，伴随信息技术的广泛应用，部分档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏纸质档案进行数字化处理，为以后实现档案全文信息网络化查阅做准备。中央档案馆也开展了馆藏纸质档案数字化加工工作，笔者就馆藏档案数字化加工的实践中碰到的问题及处理的对策和档案界同行探讨。
　　1、加工各个工作步骤的资料存留问题
　　为确保纸质档案数字化每个工作步骤的正常进行，确保纸质档案数字化各工作步骤的顺利衔接，我们制订了一系列纸质档案数字化加工步骤表，如纸质档案交接记录表、纸质档案数字化加工步骤单、扫描图像质检单、目录录入、校对统计表、目录和图像检验对应表等，这些记录表在纸质档案数字化加工步骤和数字化加工管理过程中起了主要的保障作用。数字化加工完成后，我们怎样处理它们是废弃还是保留？笔者认为不应废弃，应立即将这些记录表整理、汇总，装订成册，并在此基础上具体编写这批档案或这一全宗档案的数字化加工说明，包含全宗号、目录号、年代、案卷总数、件数、总页数、加工环境、电子数据容量、存放方法和加工中存在的问题及处理方案等等形成一套完整、规范的资料，保留起来，以备未来之需。首先它是纸质数字化档案数据有章可循的依据，假如数字化后的数据在验收时或使用时发觉问题，它们是回查问题处理问题的最主要的依据。其次这也是留给后人的文字统计，是确保档案数字化工作前后一致和衔接不一样时期、不一样全宗档案数字化工作的有效手段。
　　2、扫描件和非扫描件的界定
　　现在有部分单位对同时存有正本、定稿、初稿的档案进行数字化的扫描界定范围是只扫描正本，假如没有正本的，扫描定稿，无正本无定稿的，扫描初稿。笔者认为只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、初稿的档案全部应同时定为扫描件，不应该人为割裂档案的前后形成关系，人为造成档案数据的不完整。首先不利于查档利用。比如中国宪法简称宪法，假如利用者只想利用宪法内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有宪法全部有公开发行本，直接查找发行本就行了，根本不用到档案馆来查，因此扫描时只扫描正本，就能满足这部分利用者利用的目标。但假如利用者想具体了解宪法的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历次的修改稿及和形成宪法相关的档案，这就要求正本、定稿、初稿必需同时扫，不然会给利用工作带来很大麻烦。其次不符合文书立卷标准。文书立卷要求：“……正本和底定稿应立在一起，正本在前，底定稿在后，主要文件的历次稿，定稿在前，其它历次修改稿以此排列……”。数字化形成的档案数据是纸质档案存在的一个形式，是一个利用起来更方便、更加快捷的一个存在形式，它的内容不应该被人为地简化或割裂开。在已往的工作实践中，我们也曾尝到诸如因人本身主观的认识、人和人的不一样认识、不一样历史时期的不一样认识等人为原因带给我们的苦衷，因此我们一定要慎重行事。
　　3、档案的拆卷(件)和装订
　　国家档案局于2021年1月1日开始实施国家档案行业标准归档文件材料整理规则，对原有的归档文件整理方法――立卷进行了改革，推行文件级整理，免去立卷、装订案卷等复杂步骤，大幅度简化了整理中的手工操作，节约了人力、物力，提升了工作效率。2021年以后立档的文件均按此实施。但2021年以前立档的文件大全部是案卷级整