excel数据输入技巧.doc

1. 直接输入对一个空白工作表而言,其中没有可供利用的数据,一般采取下面的方法给单元格输入数据: 打开输入法,鼠标单击(即选中)单元格,单元格就会出现光标(闪动的竖线) ,将数据从该处(插入点) 输入单元格。此后,你可以采用以下方法选中其他单元格继续输入:回车可以按“编辑”选项卡指定的方向(上、下、左、右)移动光标(一个单元格), 鼠标单击可以选中当前工作表中的任意一个单元格,也可以按方向键移动光标(一个单元格) .当然,你也可以选中单元格以后单击编辑栏,然后在其中键入数据,完成后再按上面介绍的方法移动光标。小提示如果你输入单元格的文本或数字长度超过列宽,按住 Alt 键回车可以使单元格内的数据换行。另外还有一种让 Excel 表格文字自动换行的方法,先选定单元格,然后选择菜单“格式/ 单元格”, 选择“对齐”标签,在对话框中勾选自动换行的复选框,确认后,文字就自动换行了。 2. 批量输入如果多个单元格需要输入同一数据或公式,采用直接输入的方法效率不高,此时可以采用批量输入的方法:首先选中需要输入数据或公式的所有单元格(如果单元格不相邻,可以按住 Ctrl 键逐个选中).然后单击 Excel 编辑栏, 在其中输入数据或公式。完成后按住 Ctrl 键回车, 公式或数据就会被填充到所有选中的单元格. 3. 选择列表输入如果单元格需要输入的文本(或文本与数字混合)在其上方输入过(两者中间不能有空白单元格).可以采用以下方法简化输入:选中单元格后按 ALT+ ↓键( 也可以用鼠标右键单击需要输入数据的单元格,选择快捷菜单中的“选择列表”命令), 或直接用鼠标单击需要的内容,数据就会被填入单元格。 4. 记忆输入与选择列表输入相似,如果单元格上方已经输入过某个数据,只要你再次输入它的头几个字符(其中必须含有文本) ,Excel2000/XP 就会自动显示剩余的部分。回车表示接受。否则可以继续输入, Excel 提供的记忆内容就会被修改。如果你的 Excel 没有这一功能,可以打开“选项”对话框中的“编辑”选项卡,将“记忆式键入”项选中即可。 5. 小数点或零自动输入 Excel 具有自动输入固定位数的小数点或固定个数的零的功能,具体设置方法如下:单击“工具”菜单中的“选项”命令,打开“编辑”选项卡,选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点,应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如“2”). 如果需要在输入的数字后面自动填充零,则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“-4”). 若采用前一种设置,则输入 568 后显示 . 若采用后一种设置,则输入 568 后显示 5680000. 6. 选择粘贴输入此法可以将公式的计算结果或 Word 表格文本等输入至一个或多个区域,具体操作方法是:先将需要输入的对象复制到剪贴板,然后选中需要填充该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,根据需要选择“粘贴”下的某个项目(粘贴 Word 表格文本时应选“文本”),单击“确定”按钮完成输入。 7. 快速移动输入如果你要将某一区域的数据移动到工作表的其他位置,可以按以下方法操作:选中待移动数据的单元格区域,再将鼠标移到数据区域的边界