单位档案资料管理规定.docx

内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）
单位档案资料管理规定
单位档案资料管理规定
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。
2．归档时间
工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
3．归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
4．归档责任部门
公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。
5．归档范围
工程类（见附件二）
研发类（见附件三）
产品生产类（见附件四）
管理类（见附件五）
其他类
6．管理文件和资料的归档
凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。
7．技术文件和资料的归档
凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，