会议室使用管理制度(二).docx

会议室使用管理制度
目的
为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证
各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的
利用率，特制定本规定。
范围
本规定适用于中心各会议室管理。
职责
办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁
卫生，设施完好。
办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。
内容
会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务
研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登
记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许
不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办
公室同意方可。
各部门因公使用会议室， 原则上须提前一天需填写 《会
议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会
议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办
公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议
室。
各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧 哗，以免影响到其他同事正常办公。
各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持 会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影 音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议
室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，
须追究当事的相应责任。
会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部 同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用， 必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。
凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的 安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸
等） ，不得在会议室内随意乱贴乱画。
会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由
会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主
办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；
若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可
进行。
行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做 好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员 做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。
并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。
会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清
理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电
源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室
钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。
如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
行政部要每天做好会议室场地及消防安全、 设备检查
工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。
为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规
定如下：
一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使
用登记表》 ，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期
或取消，应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间
重叠的情况，双方协商解决。
三、 夏季提前 15 分钟打开空调， 冬季提前 15 分钟打开
暖风。
四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每
间隔 30 分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及
局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔