秘书工作内容及工作流程 1一、办公室内务?(一)办公环境?明亮整洁?一尘不染?家具摆放整齐?办公桌无文件累积?文件整齐规范?图书排放整齐 2办公环境具体要求?每天准时上班。?开窗通风。?清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。?清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。?为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。?每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。?及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。?每两周吸尘一次。 3(二)文件管理?流程齐全?分类合理?处理及时 4文件管理规范?对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。?外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。?内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。?外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。?内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。(转载自第一范文网 , 请保留此标记。) ?公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。?重要的和紧急的文件,须提醒董事长。?每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。?根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。 5二、来宾接待?彬彬有礼?热情接待 6来宾接待具体要求?笑脸相迎,茶水相待。?询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。?索要名片。?及时向董事长请示。?按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。?根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 7三、会务服务??(一)董事会(一)董事会?准备充分?安排周全?接待周到?组织完善 8董事会具体要求?会议议程的拟定。?确定与会人员。?会议通知起草和发送。?会议文件的准备。?会议场所的确认及会场布置。?会议签到及记录。?与会人员的接待工作。 9(二)工作会?检查会场环境是否干净整洁。?检查会议通知是否到位。?检查会议文件准备是否齐备。?会议人员的接待。?会议期间的服务。 10
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