05工程合同、档案管理.doc

05工程合同、档案管理.doc: .
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Xuzhou Tover Steel Structure Co., Ltd. Guizhou Branch
综合管理部文件
文件编号。urref： AD&HR/005
拟文日期 date： 2012-02-28
文件类别CATEGORY:行政制度
拟文人FROM:程媛
审批人/日期APPROVED/DATE:
收文人TO:全体员工
收文部门TO (DPT):各部门
适用时限Suitable time:即时
附件ATTACHMENT: 《竣工资料明细对照表》《工程合同及档案交接清单》
口传阅Cl RCULAR ■阅后存档Fl LIG
□保密/期限 CONFID ENTIAL/TERM
□其他 OTHERS □页数 PAGES: 页
制度名称：工程合同及工程档案管理制度
执行目的：规范公司的合同准备、审批、盖章或签字、履行、存档工作；规范公司档案管理工作，有效地 保护和利用档案，维护公司合法利益。
执行时间：2012年3月1日
执行标准：
1、 本制度所指的合同是：
2、 本制度所指的工程档案是：
3、 合同档案管理原则：
合同档案由公司综合部集中统一管理，并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作，以确保 合同、档案的完整、完全和有效利用。
3、合同文档的移交：
1) 每个工程项目
在正式签署合同后，须将合同正本原件移交综合部及财务部存档。
2） 各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案向综合部移交。
3） 合同项目终止后，各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册，经公司领导审阅后，具有长久保 存价值的技术资料向合同管理人员移交。
4） 移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
5） 合同文档移交时，必须编制档案移交清单并当面清点，以双方签字认可后方为完成交接手续。
4、 合同文档的管理办法：
1） 合同文档以年份结合项目性质进行分类编号。
2） 工程合同及工程档案一律建立电子档案，编号与纸质档案一致，便于随时查询。
3） 保存的合同文档每一年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员 责任。
4） 档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5） 各项目部和个人可在档案管理人员处查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经公司领导签字 同意后，方可在档案管理处办理相关借阅手续，以影印件借出。
6） 合同原件无特殊情况不得外借，特殊情况的经总经理签字后方可借出。
7） 借阅的人不得擅自涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
5、 配套表单：《档案接收登记表