办公自动化系统解决方案.doc

办公自动化系统
解 决 方 案
浙江钱江科技发展有限公司
2008年4月
目录
目录1
1．系统概述2



2．办公自动化系统功能及特点介绍2

系统首页2
公文处理2
文件管理2
档案管理2
信息发布2
内部通讯2
事务管理2
系统管理2

1．系统概述

如何尽快、迅速提高管理和人员办事效率，高效完成任务，进行高效能管理，成为单位全体员工、特别是单位领导所共同关注的焦点！同时，及时、成功地实施办公自动化系统，通过更高效率的集成协同应用来提高单位的整体创新和应变能力，使单位内外实现高效信息沟通、网络无纸化办公，并帮助单位最终实现规范化管理，促进内部工作从彼此独立、被动的管理模式转向一体化、信息共享的统一管理模式，将管理模式提升到更高、更新的层次，从而实现单位管理、办事、服务的转变和升华。
2建设目标
以先进成熟的计算机和网络通信技术为主要手段，建成一个覆盖全单位各部门、分支机构的高效的、透明化的、强有力的协同办公系统，解决传统办公过程在沟通、协作、控制等方面存在的问题，以达到提高个人办公效率、加强
部门之间的合作、畅通内部信息交流和大规模的协作目的，为领导提供有力的决策支持和监督控制手段，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。
以公文流转（收、发文为核心体系）为主，帮助单位建立起一个柔性、灵以公文流转（收、发文为核心体系）为主，帮助单位建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公与文档管理环境，提升管理水平。

办公自动化系统建设应以规划为指导，以提高效益为目的，以实际需求为导向，加强统筹协调，注重实效，吸收成熟的应用经验，充分考虑企业内部信息化现状，统一规划，由简单到复杂，由易到难，循序渐进，稳步建设。既要考虑近期投资能力和建设目标，又要为系统的进一步发展和扩展留有余地，其原则是：
1．实用性原则：符合企业现有业务特点及内容，快捷、可靠地部署。
2．超前性原则：系统需求与架构成熟，易升级，符合未来发展趋势。
3．稳定性原则：系统运行平稳、可靠，有效减少维护。
4．安全性原则：符合信息化安全标准，满足内部有关的信息安全与保密管理相关制度。
5．开放性原则：结构化程度高，扩展性好，便于进一步的发展。
2．办公自动化系统功能及特点介绍
主要功能模块
系统首页
系统采用B/S结构，数据存储和业务处理都在服务器上,客户端不需要安装专用的软件，通过浏览器（EXPLORER）进行网站浏览和公文处理。
公文处理
收文管理
收文管理是一个处理正式来文的管理过程，实现对来文的登记、拟办、批示、传阅、办理结果登记、整理和归档等操作，处理反馈、催办、统计、查询等任务。
发文管理
发文管理用来处理和保存各类正式发文文件。水利局的发文文体主要包括：浙水、浙水发、浙水函、浙水函、浙水办会等几种。
发文流程示意图：
公文流程管理
公文流程分为系统流程设置、流程自定义和流程修改等，系统设置初始流程，如遇特殊情况，可授权对公文流程进行修改或重新定义。本模块实现公文流程的可控管理。
要能实现会签功能，领导的审批顺序能自定义。
公文归档
实现对已处理完毕的电子公文的综合管理，方便有权限的用户进行查询。管理员可以对文件柜中的电子文档进行修改、增加、删除等管理操作。
公文处理简单易用，功能强大
用户通过简单的培训即可使用公文处理系统，用户使用完全采用B/S（浏览器/服务器）模式，如同浏览网页一般，用户即可完成公文的新建、提交、签收、办理、跟踪、特送、撤回等诸多功能，简单易用，大大提高公文处理速度。
所有公文按拟办工作、待办工作、在办工作、转发工作四种办理状态自动分类显示。并能自动根据工作轻重缓急和办理状态进行分类显示，文档的新建、提交、签收、办理、跟踪、特送、撤回等操作透明化，同时增强了领导工作监控能力。
办公自动化系统中提供了强大的公文处理功能，具体如下：
● 提供文档提交功能，提交时由流程智能判断后续流向，或提示办理人进行相关操作；
● 提供文档修改痕迹保留功能，能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，能自由控制修改痕迹的显示和隐藏状态；
● 提供文档撤回重办及文档退回功能；
● 提供公文办理委托的功能，；
● 提供公文（单笔、多笔）签收功能，明确处理文档的处理责任转移及