信息管理的基石---信息服务.doc

信息管理的基石---信息服务
信息管理的基石---信息服务 信息服务环境
有关计算机和信息处理的规定将影响某些甚至全部的业务领域。例如存取人事信息、用户收费系统以及优先权准则的有关规定将影响公司的各级部门任何一种起作用的规定都会不断地和直接地与该规定所涉及到的人和事相联系。事实上管理人员有义务制定那些影响他们职责范围的有关计算机信息处理的所有规定。 任何一个好的计算中心都应该对信息服务的义务和责任有明确的定义。信息服务人员和用户都直接或间接地参与信息服务的活动。因此用户不仅在定义义务和责任方面有发言权而且应了解它们的作用并能配合信息服务人员工作。 培训是从两个方面进行的一方面是信息服务部门负责对用户的培训；另一个方面是业务领域的管理人员负责对信息服务人员的培训并提供机会使他们熟悉业务领域活动的所有情况。这些培训可以通过内部的各种报告会、个人之间的交流或提供有关的书籍、文章、资料等方式来进行。 虽然信息服务不能被看作是公司工作的中心但是从信息服务的职责范围和影响的领域来考虑它的作用确非等闲。因此用户管理人员必须尊重信息服务管理人员在定制信息系统内部规定方面持独立态度的愿望。用户管理人员应首先解决各业务领域之间的有关计算机化的矛盾避免将这些矛盾提交给信息服务部门。 数据处理和信息服务对习惯于传统方式的人来说是不受欢迎的。由于信息服务已经渗透到了大多数事务机构所以"信息服务"不仅成了干活的马而且还成了公司的替罪羊。从某种程度上说许多信息服务部门的形象都成问题。信息服务管理人员应该与用户管理人员相结合通过正反两方面的实例加强业务部门与信息服务部门的合作来帮助提高信息服务部门的形象。公司领导也可以通过把信息服务部门设置在与其职责范围级别相应的机构中来提高其地位。
人员和组织机构
应该把信息服务的组织机构设计成能及时地响应用户要求、并能促进信息服务部门和用户之间紧密联系的组织。在许多可供选择的方案中指定专职用户联络员或指派用户管理人员深入到信息服务部门这两种方案已被证实是行之有效的。 在美均流动率20%～30%之间类似这样的流动率必然会在信息服务的人员配备方面引起问题。目前许多信息服务部门实际工作人员比需要的人员总是少其原因是供不应求。为了缓和信息服务人员严重缺乏这一矛盾用户管理人员往往要向信息服务管理人员提供尽可能长的产品设计与实际投产之间的时间以此来解决信息服务人员不足的问题。 聘请顾问通常是为了得到专门的技术而有时仅仅是为了增加劳动力。聘请顾问是解决人员紧张的一种好方法。
控制与操作
为了确保信息服务系统的质量信息服务专业人员必须对系统开发和运行的每一个环节进行控制。信息服务部门一般采用预先制定的标准或标准化的方法实现这种控制。这些标准和方法必定与业务领域的工作方式有关。例如信息服务专业人员首先要考虑系统能响应用户的服务请求然后才着手系统开发这就是一种标准化的方法。 信息服务系统的审查一般不属于信息服务部门的任务通常是由一个"中立"小组来进行的。这个小组采用的方法是向业务领域的管理人员提问根据回答来检查数据、信息的准确性。 在过去数据的简化工作(从源文件转换成机器代码)是一种传统的信息服务职责。随着联机系统和智能终端的出现数据简化工作已由用户在办公室完成