物资采购控制程序.doc

QMS 程序文件编号共5页第1页第A版第1次修改名称: 物资采购控制程序会签单位会签人会签单位会签人总经办生产部技术规划部总装分厂质量部涂装分厂财务部焊装分厂采购部冲压分厂资源管理部贯标办编制审核批准 QMS 程序文件编号共5页第2页名称物资控制程序第A版第1次修改 1 目的规范公司物资采购工作的相关制度和程序,保证采购中心工作的科学性、计划性。在控制和监督公司采购资金使用的同时。使采购资金得到最合理的利用。 2 适用范围本公司物资采购工作。 3 职责负责除办公自动化设备及耗材、公司用礼品、礼券、宣传品、印刷品以外的所有物资采购工作。 4 采购工作总体流程 采购申请 采购实施 采购发票报销及付款 5 采购申请 采购部所负责采购物资分为如下几类: ☆、材料消耗定额类☆、设备备件及工具类☆、计量器具类☆、钢材类☆、电气类( 含电线、电缆)☆、办公用品类☆、燃料、动力类☆、工艺外协类 物资申请归口部门具体分工如下: ☆、钢材类、设备备件及工具类、电气类、工艺外协类由生产部设备科负责申报。☆、办公用品类由总经办负责申报; ☆、计量器具类由质量部负责申报。☆、单项金额大于 2000 元的物资,由规划部确认报公司内部立项或集团公司立项。 物资采购申报实行月度申报制, 各申请部门应将经有效批准的月度采购申请在当月 28日前报管理部、财务部、生产部物流中心及采购部各一份。 为有效利用采购资金及缩短采购周期,各物资申报部门尽力确保需采购物资的月度计划的完整性及各类物品的名称、规格型号、用途的准确性。 非计划物资采购应提前 7 天申报 普通项目即单项金额小于 2000 元的由各归口部门直接填写采购申请表上报生产部设备科汇总交总经理审批。 需求项目( 单项金额大于 2000 元小于 20000 元的), 由需求部门报技术规划部做公司内部立项进行申请。经主管副总经理、总经理审批后,转采购部实施采购。 需求项目(单项金额大于 20000 元) ,由技术规划部上报集团规划部,经合理审批后,转采购部实施采购。 6 采购实施 招标范围及方式: 具备采购职能的部门应严格执行公司有关采购工作的审批制度, 禁止未经有效审批就擅自开展采购工作。 遵照集团关于招投标工作的管理制度,对超过一定金额的物资采购,应进行招投标的, 必须开展招投标工作。☆确定招投标方式; ☆确定是否招标代理; ☆接受投标人标书; ☆在公告或邀请函规定的时间、地点公开招标; ☆对投标文件评标; ☆依据评标原则及程序确定中标人; ☆组织中标人与采购单位签订合同; ☆进行合同履行的监督管理,解决中标人与采购单位的纠纷。 采购实施部门职责☆对涉及招投标的项目起草招标项目申请表; ☆起草、发布招标邀请函; ☆发布招标广告等; ☆收集竞标供应商资料,提供拟竞标供应商名单,报招标委员会参考; ☆牵头组织招标工作; ☆向中标人发送中标通知书; ☆经招标委员会及总经理授权,代表公司与中标供应商签订合同。 采购申请部门职责☆提供需招标项目的有效审批手续,提供招标物资的相关资料; ☆协助采购实施部门起草招标邀请函, 协助提供拟竞标供应商名单, 提供需招标物资的相关技术等资料; ☆参与招标、评标、定标过程;