浅析事业单位档案规范化管理.doc

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浅析事业单位档案规范化管理
档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管 理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括收集、整理、保管、 鉴定、统计和提供利用。事业单位档案，是其在为对象提供服务和进 行内部管理中形成的具有重要考查利用价值的资料。九十年代的事业 单位运作中，几乎90%都未规范档案管理工作，资料收集意识差，也 无法体现较大的利用效果，导致许多处理事务中存在无凭无据，查不 清道不明的事。近年来，国家档案馆、省、市档案局对基层的事业单 位档案工作有了新的标准和要求，同时也加强了对基层事业单位档案 工作的监督、指导和管理服务，使档案工作能逐步深入事业单位的日 常工作中，最大价值的体现档案工作的利用效果，服务中心工作管理 常受益。 近年来，初步建立起的事业单位档案管理工作存在着
许多制约因素，导致无法达到档案管理的预期目的。其原因大多为以 下几种：常常遇到盲目收集大量资料，却无较大的利用价值；档案工 作未形成常态，遗露、丢失的重要资料无从查找；档案制度未及时建 立，无监管机构和力度；档案硬件设施不齐全，资料破损严重，补救 无妄；从事档案工作人员更迭频繁、缺乏专业技能和工作经验，管理 效果差。综上所述的多种因素，如何做好档案工作，管好档案资料, 利用出成效，下面我浅谈几个方面。 一、加强制度建设，建立
档案管理网络 与上级档案业务指导部门联系，指导制定适合本
单位实际业务工作的《档案管理“三合一”制度》尤为重要，按照“三 合一制度”分类整理库藏档案，确立档案工作基本框架。严格按照归 档范围和整理要求对资料进行收集、整理、编目、装订，保证档案资 料真实、有效、齐全。制定出台《档案工作人员职责》、《档案归档制 度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《库房管 理制度》与《档案鉴定与销毁制度》等档案管理规章制度，使档案工 作有章可循、有制度可依、立档合理，分类、保管和使用更趋规范化、 科学化、程序化、制度化。 建立由重要领导和部门负责人组成
的档案管理网络，提高档案工作的重视程度，明确责任到人。健全各 部门间档案管理链，每个科室设兼职档案员，明确兼职档案员责任， 严把质量关。制定档案工作规划，确定档案工作年度目标和任务，建 立档案工作联络员制度，制订各部门资料收集、移交时间表，部署档 案工作形成常态，确保档案管理工作的高效运转。 二、加强硬
软件建设，提高服务水准 一是建立充足的档案库房，为永久室
藏档案预留空间。配备档案柜、密集架、阅览室、陈列室、档案人员 办公室和档案微机室，并严格按要求实行库房、办公室、阅档室三分 离；配置电脑、打印机、扫描仪、装订机等专用设备；安装防盗门锁、 铁门、铁窗栏、遮光布等安全设施，添置灭火器、除湿机、温湿度计、 吸尘器、防潮箱、防虫剂等配套设施，使档案保管达到防光、防潮、 防尘、防盗、防高温、防霉等“八防”要求。购置标准档案印章和档 案装具，严格遵守档案用具使用规定。 二是加强档案管理人员
的培训工作。优质的档案管理水平依靠的是档案人员的