档案管理制度 （12）.doc

档案管理制度
为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护集团利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。
档案管理制度
1、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
2、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，措辞规范，表达无歧义。
3、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的电子、书面记录，以备查阅。并存入专门的档案文件柜保管。
4、 文件的审核、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政管理中心负责。
5、 各部门上报下发正式文件的权利主要集中在行政管理中心，一律不得自行向上、向下发送正式文件。
6、 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门自行起草，行政管理中心负责审核，由总经理签署拟稿后，方可正式打印、签发。
7、 所有下发文件必须填写《发文登记表》附表一，所有文件原稿均由行政管理中心分类存档备查。
8、 凡寄至公司的文件、传真等，由行政管理中心签收并做好相应记录
，分发至所属部门。
9、 机密文件由行政管理中心主管保管，行政管理中心人员对一般性文件进行分类管理。
10、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，填写《借阅单》附表二，对有密级程度的文件，需行政主管审批，总经理批准后方可借阅。
6、 各部门需借阅相关档案，须由行政部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制。
11、 行政管理中心人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
12、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，存档备案。半年一小清，年终一大清。
13、 根据存档时间及存档的必要性、时效性和保存的价值性对文件进行销毁，需上报行政主管签字批准后进行处理。
14、 行政管理中心负责人为第一责任人，若发现文件丢失，必须查明原因，如实向集团领导汇告，若未查明原因，则由行政管理中心负责承担。
15、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第二章 档案管理制度
4、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
5、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三章 印信使用和管理办法
1、集团印章刻制均须报总经理批准，由行政办公室凭集团介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
3、选用国际、国内先进、适用的质料和种类。
4、下属企业和部门的根据需要可以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准方可刻制。
第三条 印章的启用
1、新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。
2、印章启用事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。
第四条 印章的保管、交接和停用
(一)集团各类印章必须有专人保管。
1、集团的正式印章、专用印章、钢印