企业邮箱使用规范及管理规定修订稿.docx

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企业邮箱使用规范及管理规定
企业邮箱使用规范及管理制度
为使公司的制度及管理流程更加规范，中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定：
公司为每一位员工配备企业邮箱。
默认安装设置邮箱客户端为：
用户名为：（如“王雪华”他的邮箱名称为）用户名严禁改动与调换。
邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址
邮箱账户属性中个人信息为：本人真实全名。如：王雪华
默认信纸规范如下：
姓名（10号字体 加粗 黑色）
职务 手机号（10号字体 加粗 黑色）
XXX有限公司（10号字体 加粗 黑色）
XXX平台网址：（10号字体 加粗 黑色）
地址 邮编（10号字体 加粗 黑色）
2、申请人员管理
建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系，为合理有效的使用邮箱经公司领导决定，符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号：
总公司所有人员，分公司、厂里副经理以上干部；
各分（支）营销、项目经理；
财务、统计与客户对账岗位人员；
3、申请流程
申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请给本部门相关人员进行审核和记录备案，经公司总经理审
批同意后有行政部门创建邮箱账号。
各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。
各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日，离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。
各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。
为保证邮箱的使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每五分钟自动收取，有新邮件要及时查看，因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严厉处罚。
不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。
邮箱的使用与管理由人事部门负责。