xxx公司公文管理规范.doc

公文管理规范为规范交易所公文管理,提高沟通效率,明确工作责任,特制定本管理规范。第一章目的和原则第一条目的一、建立规范的信息流动平台,通畅的工作沟通机制。二、提高工作沟通的效率。三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。四、明确工作责任,保证工作过程的可追溯性,提高组织执行力。第二条原则一、简化工作程序,强调工作步骤与关键节点的原则。二、明确责任,强化分工协作的原则。三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。四、与交易所当前管理水平相结合,适当提高的原则。第二章范围第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。第四条本规范所指公文包括如下内容: 一、由交易所总部形成的公文,包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知; 二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等; 三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件; 四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版; 第三章公文形式第五条请示:向上级单位或领导请求指示、批准的事项,用“请示”。第六条报告: 向上级单位或领导汇报工作,反映情况,提出意见或建议,回复上级单位询问或交办事项的处理结果,用“报告”。第七条指示:对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。第八条通知:传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项, 批转或转发公文,用“通知”。第九条批复: 答复下级请示事项时, 用批复。第十条通报:表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。第十一条决定,决议;有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定”;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。第十二条函:与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。第十三条会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。第四章发文程序发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序. 第十四条草拟 1. 以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟, 重要公文由行政人事部经理或相关领导助理草拟。 2. 交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的,由本单位负责人草拟文件,或由首要负责人指定专人草拟。 : (一)要符合国家的方针,政策,法律,法令和有关规定。(二) 要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策, 如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。(三) 情况要确实, 观点要明确, 文字要精练, 条理要清楚, 层次要分明, 标点符号要正确,篇幅要力求简短。(四)引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。(五)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。(六) 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列: 第一层为:"一", 第二层为"(一)", 第三层为"1", 第四为"(1)" 。(七) 简称的用法。年月日, 人名, 地名, 文件名称, 事物名称等, 一般不要简称。文章内需用简称的,在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称×××× ”。第十五条审核一、文稿送签以前, 应由行政人事部