国际关系学院科学技术档案管理实施办法国际关系学院.docx

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国际关系学院科学技术档案管理实施办法国际关系学院
国际关系学院科学技术档案管理实施办法
总 则
第一条 为了加强国际关系学院科学技术档案工作，充分发挥科技档案的作用，根据《国家安全机关科学技术档案管理规定》，制定本办法。
第二条 科学技术档案是指院校在基本建设和科学技术研究活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像等载体材料。科技档案按其内容和形成特点，分为基本建设、设备仪器和科学技术研究（简称基建、设备、科研）三类。基建、设备、科研三类中下设三级类目，共中综合类部分按《文书档案管理实施办法》整理、立卷。
第三条 科技档案工作是科技管理工作的一部分，基建科、物资科及科研部门应做到下达科技任务与提出科技材料的归档要求同步；检查工作进度与检查文件材料的形成情况同步；鉴定、验收科技成果与鉴定、验收科技材料同步。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。
第四条 科技档案是学院档案的组成部分，由院办档案室实行集中统一管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
科技文件材料的立卷
科技文件材料的立卷要求
（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持文件材料的系统联系，维护其成套性，完整性，便于保管利用。
（二）与科研、设备、基建关系密切的管理性文件，应列入有关基建、设备、科研类中统一立卷。
（三）不同价值和不同密级的科技文件材料，在保持其固有内在联系前提下，适当分别立卷，如不易分开，可按价值小的服从价值大的、密级低的服从密级高的原则立卷。
（四）案卷厚度一般不超过100张。同一类材料多时，可分立数卷。
第六条 科技档案材料的归档：科技文件材料实行由科技承办单位立卷制度，每项科技任务完成后（周期长的科技项目可分阶段），由项目负责人或指定的专人将需要归档的科技文件资料收集齐全，进行系统整立卷后，移交院办档案室。
科技文件材料的一般立卷方法
（一）基建类：按工程项目——单项工程分类立卷。每个独立工程分别立卷。一个工程项目的文字材料按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等过程立卷。基建工程图纸按基建、结构、水暖、通风、电气等不同工种立卷。
（二）设备类：按台（套）——管理性文件、图纸分类立卷。每台（件）设备、仪器分别立卷。每一台（件）设备、仪器的文字材料按依据性材料、开箱验收、安装调试、运用维修等管理性文件及随机图纸、说明书、手册等技术资料分别立卷。图纸可按设备结构（组件或部件）立卷。
（三）科研类：按课题——阶段分类立卷。每个科研课题分别立卷。一个科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段立卷。
上述各类，如一个科技项目形成的文件材料不多，可综合立卷。
案卷内科技文件材料的排列
（一）基建、设备、科研等各类案卷内科技文件材料一般按其自然形成过程排列。
（二）管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
（三）图样材料，可根据图样目录和编号进行排列，总平面图在前，装配图、零件图和大样图在后。
（四）科研材料按成果在前，依据性、试验性记录材料在后的顺序排列。
（五）密不可分的科研文件材料按批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后；文字材料在前，图样在后的顺序排列。
第九条 案卷的编目
（一）案卷页号：案卷内科技文件材料在有书写内容的页面编写页号。单页书写的，在右下角编写页号；双面书写的，正面在右下角编写页号，背面在左下角编写页号。
（二）卷内文件目录：按照卷内科技文件材料的排列次序，逐件（份）填写。已有图纸目录的可不再填写。卷内文件目录置卷内文件之首（不编写页号）。
（三）卷内文件备考表：记载立卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表放卷内文件底页之后（不编写页号）。
（四）案卷封面：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，案卷封面的填写要书写工整。
第十条 案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不同尺寸的技术文件要折叠为统一幅面（底图不能折叠，应平展或卷式存放），除去金属物。装订案卷要填写页次号，不装订案卷，卷内文件每一件单份装订（方法同上）并按照卷内目录编排次序排列有序。
科技档案的归档与保管
第十一条 科技档案的归档要求
各类科技文件材料整理组成的案卷，经工程负责人、课题负责人审查后，由本部门兼职档案人员统一向档案室移交归档。
移交单位可留用复制件或多余的副本长期备用。
（二）几个单