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电子邮件格式.docx


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文件排版存档编号:[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]
电子邮件格式
商务电子邮件格式
一、关于主题
一定不要空白标题。
标题要简短。
最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。时间可以不用注明,一般邮箱会自动生成,写了反而累赘。
标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。
可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。
最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家。
关于格式,称呼是第一行顶格写。
Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头,中文可以写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾可以写“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,首先应当说明自己的身份,姓名或你代表的企业名称,这是必须通报的一项,以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要地说清楚事情,如果具体内容很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落进行说明,保持每个段落简短干练。
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
合理提示重要信息
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚,可以配合图表加以阐述。
四、附件
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
正文中应对附件内容进行简要说明,特别是带有多个附件时。
附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。
如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

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  • 上传人WonderC
  • 文件大小35 KB
  • 时间2021-07-13