公司文件和档案管理制度5.docx

公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高 档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务， 特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动
直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不 同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 （公
文上的各种附件一律不准抽存 ）。结案后及时归档。工作变 动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚， 不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司综合办负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经
理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件 材料，由主办部门或人员收集，交综合办备案。会议文件由 综合办收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、 典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会
议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、 录首、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保 持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐 全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印 件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起， 不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结 放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕 年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文 件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在
前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形
成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排 列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清
晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归 档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工