26-文件、记录和档案管理制度.docx

26-文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度
1 目的
对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。
2 范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
3 职责
各过程管理部门职责：
负责确定所管理的过程的文件需求。
负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
负责文件更改内容等。
各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
。
4 程序内容
确定文件种类
为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
综合管理体系文件
a. 方针、目标和指标；
b. 实现方针、目标和指标的策划；
c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
资料和记录
相关的资料包括但不限于：
/ 评价 / 统计数据；
b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料；
、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
、教育培训、演录；
、环境因素识别及环境影响评价报告；
（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）;
c. 定义：需要对使用人解释的术语或词汇 ；
d. 职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门；
e. 程序 / 规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限；
f. 相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件；
g. 相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 ；
h. 修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录；
i. 文件概要 / 流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图；
文件的编号
文件的编号由各部门负责统一编号，文件类型加流水号。
评审和审批
文件评审，文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签。
文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。

、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，项目经理批。
（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核。
、工艺指标等、产品标准由工程部主管审批。
。
发放控制
各种文件的发放范围由文件编制部门或发放部门确定并填写《文件发放登记表》。
文件的存档及使用
安质部组织负责更新管理体系有关文件， 保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
各部门负责文件存档工作，建立本部门《文件清单》和《记录清单》。每月进行自查，对照文件清单整理归档文件。
行政部汇总各部门的文件录入《文件清单》和《记录清单》，结合各类检查和自评对文件归档情况进行抽查。
当文件使用人的文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。新文件仍沿用原发放号码。
贮存地点应保持防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防日晒等措施。
文件更新
文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，各部门登记备案后。同时更新《文件控制清单》，各部门保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件