公文写作(如何使文章生动有效)--闫_静.doc

1 如何使文章生动有效北京时代光华教育发展有限公司特聘高级讲师闫静写好商务文书必须按照文书的规范要求外还需要掌握并合理使用一些技巧,这些技巧的运用实际上就是对文书进行润色, 使其变得更加生动有效。从实践工作的积累和体会,总结了六个方面: 第一,积极运用情感指数增加商务文书的亲和力判断商务文书的正式程度可以使用正式指数一样,增加文书的亲和力我们可以参考一个叫做“情感指数”的数字标准。(一) 情感指数的内涵。所谓“情感指数”,实际上就是对读者的关注程度,它在很大程度上可以对商务文书的亲和力予以衡量。正如前文所提到的,“沟通是被读者理解的信息,而不是所发出的信息”,情感指数的高低可以真实地反映出商务文书的撰写者是否站在目标读者的立场上来从事这项工作。西方的心理学家通过研究发现,人类有共同的 13 个特性, 其中有一条就是希望被尊重和理解;然而,绝大多数人在自然的条件下都是更加关注其自身的利益和情感,却往往忽视他人的相同需求。因此,如果在商务文书中能够体现出相比自己更多的对于目标读者的关注,那么文书的亲和力自然会得到很大的提高。(二) 情感指数的计算。情感指数,是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数,如果结果为正值(即情感指数为正) ,说明文书是以读者为中心的;如果结果是负值(即情感指数为负) ,则显然难以获得目标读者的良 2 好感受。因此,在商务文书中应尽量少提及撰写者自身,而应该更多的提到目标读者。【案例】情感指数的计算与调整以“我们很高兴的宣布,我们的新图书馆会在 6月份对外开放,欢迎光临”这样一句话为例,其中提到目标读者的地方最多只有 1 处(即“欢迎光临”中对目标读者的暗指) ,而提到撰写者自身的地方却有 2处;所以,这句话的情感指数为“-2”。由于情感指数为负值,所以这句话让目标读者听起来就不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力,可以将其改为: “从6月份开始,您可以用新图书馆来完善您的研究,我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的修改之后,情感指数变为了+ 2 (读者处为 3,撰写者处为 1),相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。(三) 增加情感指数的方法。具体而言,增加情感指数的方法有如下四种: 一是,增加第二人称代词。这是一种最为直接的方法,即在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词, 单数或者复数的都可以。二是,增加第三人称的专有名词。所谓的“第三人称的专用名词”有很多,例如“消费者”、“纳税人”以及“员工”等,这些专有名词出现在商务文书中也是一种对目标读者的尊重。三是,增加读者的姓名。由于人的天性特征使然,在商务文书中如果能在适当的时机上加入读者的姓名,也会使得其倍感亲 3 切。四是, 增加对读者的暗指。所谓的“对读者的暗指”,实际上就是指在商务文书中对祈使句的使用,这是因为祈使句中往往省略了指代目标读者的代词。请计算以下范例中所表现出来的情感指数:【案例】各位支持我的读者: 你们好!感谢你们一直以来支持着小可的书,我的书写的也还不够成熟, ,但是还是要谢谢你们的支持,是你们的支持给了我继续写下去的动力,在这里想告诉大家一件事情,就是我马上要高考了, 所以这段时间实在没有时间更新,还请读者们原谅。请放心,这本书不会成半途而废的,我会一直写下去,希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。